Cykl zarządzania wiedzą opisuje sposób, w jaki wiedza jest pozyskiwana, przetwarzana i dystrybuowana w organizacji. Wiedza może być pozyskiwana ze źródeł, które ją tworzą w przedsiębiorstwie lub ze źródeł zewnętrznych. Ta wiedza jest następnie przetwarzana w organizacji i dystrybuowana do odpowiednich osób lub działów, które muszą z niej korzystać. Cykl uzupełnia informacja zwrotna, która służy aktualizacji wiedzy przechowywanej w organizacji.
Przechwytywanie wiedzy powstającej w organizacji wymaga przeglądu punktów, w których wiedza jest tworzona. Wiedza może powstać w dziale badawczym, z przeglądów lub audytów systemów i procesów, z doświadczeń sprzedaży i marketingu lub z informacji zwrotnych od klientów lub otwartych innowacji. Wiedza może również pochodzić ze źródeł zewnętrznych, takich jak nowe produkty i procesy kupowane od dostawców, raporty sporządzane przez konsultantów, czasopisma branżowe, konferencje i seminaria.
Wiedza musi zostać przechwycona przez odpowiednie systemy oprogramowania lub inne systemy raportowania lub zebrana przez wyznaczony personel. Uchwycenie odpowiedniej wiedzy, tak jak powstaje w organizacji, jest często jednym ze słabych punktów cyklu zarządzania wiedzą. Prace wykonane dla klientów lub klientów mogą być segregowane i archiwizowane bez zastanowienia się nad ich znaczeniem dla przyszłych projektów. Właściwa archiwizacja przydatnej wiedzy nie jest zwykle priorytetem personelu pracującego pod presją, aby zaspokoić potrzeby klientów w ściśle określonym terminie. Zamiast tego wyznaczony personel zarządzający wiedzą zazwyczaj musi zachęcać do przechwytywania wiedzy i gromadzenia informacji.
Kolejny etap cyklu zarządzania wiedzą obejmuje przetwarzanie i dystrybucję informacji do punktów, w których jest ona potrzebna. W niektórych przypadkach personel zaangażowany w konkretne zadanie może uzyskać dostęp do odpowiedniego archiwum i korzystać z wiedzy przechowywanej w organizacji. Dystrybucja wiedzy musi być również kierowana przez personel, taki jak menedżer wiedzy, który jest świadomy działań w organizacji i może kierować odpowiednie informacje do działań, w których jest to przydatne w czasie, gdy jest to wymagane.
W wyniku informacji zwrotnych archiwum wiedzy jest aktualizowane i odnawiane. Informacje zwrotne i doświadczenia dotyczące produktu lub procesu mogą prowadzić do zmian w projekcie lub produkcji. Metody i techniki marketingowe mogą ulec zmianie, ponieważ organizacja uwzględnia statystyki sprzedaży i wyniki badań rynkowych. Poprzez cykl zarządzania wiedzą innowacje technologiczne są rozwijane poprzez badania lub otwarte innowacje, a produkty są modyfikowane w wyniku zewnętrznych informacji z czasopism i konferencji na temat konkurencyjnych technologii.