Proces zarządzania zmianą to szereg praktyk biznesowych wykorzystywanych do kontrolowania i zarządzania zmianą w dużym systemie lub organizacji. Termin ten jest najczęściej używany w inżynierii systemów lub dużych projektach budowlanych. Celem zarządzania zmianą jest zapewnienie jasnej komunikacji między klientem a usługodawcą na temat żądanej zmiany w stosunku do zaakceptowanych specyfikacji, wpływu na harmonogram oraz przewidywanych kosztów tych zmian. Dodatkową premią do tego procesu jest weryfikacja autoryzacji dla wniosków o zmianę.
Cały proces zarządzania zmianą składa się z trzech elementów: żądania zmiany, oceny czasu i kosztów wprowadzenia zmiany oraz wdrażania zmian. Te kroki pozostają takie same, jeśli projekt jest projektem informatycznym lub projektem budowlanym. Warto zauważyć, że ścisłe przestrzeganie formalnego procesu zarządzania zmianą jest uznawane przez sądy za ważne narzędzie zarządzania zmianami w umowach. Zmiany wnioskowane i zatwierdzone w ramach procesu muszą być opłacone przez firmę, niezależnie od uprawnień wnioskodawcy. Zakłada się, że firma opracowała praktykę biznesową, która była zgodna z jej wewnętrznym procesem zatwierdzania.
Aby zarządzać wnioskami o zmianę, wiele firm opracowuje formularz, który zawiera wszystkie wymagane informacje. Na przykład formularz żądania zmiany zazwyczaj wymaga podania nazwiska i stanowiska żądającego, uzasadnienia biznesowego żądania, wymaganej funkcjonalności oraz ogólnych konsekwencji. Uwzględniono również nazwiska osób odpowiedzialnych, które przetestują i zaakceptują zmiany. Po otrzymaniu i przejrzeniu formularza administrator systemu przypisuje zgłoszeniu numer śledzenia.
Osoba odpowiedzialna za system lub projekt przegląda teraz szczegóły żądania i oblicza wymagane zasoby, alokację czasu oraz wszelkie koszty związane z wdrożeniem tej zmiany. W trakcie tego procesu wnioskodawca może wymagać pytań lub wyjaśnień. Informacje te są zawarte w formularzu wniosku o zmianę.
Jeśli koszty zostaną zaakceptowane, żądanie jest zazwyczaj dodawane do priorytetowej listy innych żądań zmian, jako część procesu zarządzania zmianą. Praca jest przypisana do konkretnego obszaru, który będzie współpracował z kierownikiem systemu lub projektu w celu wyjaśnienia wymagań i wprowadzenia niezbędnych zmian. W środowisku informatycznym zmiany te są wprowadzane w systemie testowym. Testerzy są odpowiedzialni za upewnienie się, że zmiany spełniają ich pierwotne wymagania i nie powodują negatywnych wyników. Po pomyślnym zakończeniu testów zmiany są przenoszone do systemu produkcyjnego lub na żywo. Wszelkie problemy lub nowe problemy powstałe w wyniku tej zmiany są przeglądane i mogą skutkować dodatkowymi cyklami zmian, testowania i wdrażania.