Istnieją trzy rodzaje formularzy ofertowych używanych w standardowych operacjach biznesowych: zakup, projekt i sprzedaż. Wszystkie te formularze pełnią tę samą podstawową funkcję, zapewniając użytkownikom ustrukturyzowaną metodę gromadzenia informacji wymaganych do podejmowania decyzji. Rzeczywisty projekt formularzy ofertowych różni się w zależności od rzeczywistego procesu biznesowego realizowanego w każdej organizacji. Wiele firm stacjonarnych udostępnia szablony formularzy, które mogą być doskonałym miejscem do rozpoczęcia dyskusji w firmie lub organizacji.
Formularz propozycji zakupu jest często używany w dużych organizacjach do śledzenia żądań zakupu, które przekraczają określoną wartość w dolarach lub są częścią określonego rodzaju towaru. Istnieją dwa podtypy formularzy propozycji zamówień: projekty objęte przetargiem i zapytania o sprzęt. Szczegółowa specyfikacja projektu zawarta jest w zapytaniu ofertowym. W wielu firmach stosuje się formularze ofertowe, aby zapewnić taką samą strukturę wszystkim projektom przetargowym. Jest to bardzo ważne, ponieważ każda informacja przekazana jednej stronie, a nie innym, stanowi nieuczciwą przewagę.
Formularz wniosku o wyposażenie jest często używany w firmach scentralizowanych. Użytkownik sprzętu lub kierownik działu wypełnia formularz i przesyła go do działu zakupów. W formularzu użytkownik podałby swoje dane kontaktowe, szczegółową specyfikację wymaganej pozycji, uzasadnienie biznesowe i budżet. Większość formularzy ofert zawiera pola podpisu, aby zapewnić, że wszystkie wnioski są odpowiednio sprawdzane i zatwierdzane przed złożeniem wniosku do zakupu.
Wiele firm inżynieryjnych lub informatycznych posiada scentralizowane biuro zarządzania projektami. Formularz propozycji projektu służy do zarządzania wnioskami od użytkowników, zapewniania struktury gromadzenia danych i zapewniania, że wszystkie wnioski użytkowników przeszły ten sam przepływ pracy zatwierdzania. Wszystkie projekty muszą mieć sponsora, dział, na który ma wpływ lub proces biznesowy. Formularze propozycji projektów zawierają dokumentację wyzwania biznesowego i pożądany efekt końcowy projektu. Tam, gdzie to możliwe, oczekuje się od personelu przedstawienia szacunkowych kosztów projektu, harmonogramu oraz oszczędności w zakresie wydajności lub twardych pieniędzy.
Formularze ofert sprzedaży są używane przez pracowników działu sprzedaży BXNUMXB podczas procesu składania ofert. W formularzu oferty sprzedaży zawarty jest opis produktu, koszt, koszty instalacji lub serwisu oraz termin dostawy. Dane podane w ofercie sprzedaży stanowią podstawę oceny przez klienta. Należy podać wszystkie istotne informacje, aby klient mógł porównać szczegóły oferty sprzedaży z innymi propozycjami, które otrzymał.