Każda organizacja, która kupuje towary lub usługi, ma standardowe procedury zaopatrzenia, metody, których używa do nabywania tych rzeczy. Procedury te obejmują wszystkie aspekty cyklu zakupowego, w tym wybór dostawcy, negocjacje umowy, złożenie zamówienia i płatność. Wszystkie firmy posiadają procedury zakupowe, które służą do kontroli wydatków, zapewnienia odpowiednich zgód i zmniejszenia ryzyka nadpłaty. Zaopatrzenie lub działalność zakupowa obejmuje całą działalność wydatkową, z wyłączeniem wynagrodzeń i często stanowi ponad 50 procent wszystkich wydatków.
Podstawową siłą napędową rozwoju procedur przetargowych jest kontrola wszystkich wydatków. Faktycznie stosowane procedury mogą się nieznacznie różnić, ale będą podobne. Właściwy proces zatwierdzania zwykle obejmuje oddzielenie zadań i zaangażowanie menedżerów wyższego szczebla w transakcje, które będą kosztować więcej niż określona cena. Inną standardową procedurą zakupową jest ograniczenie dostępu do formularzy zamówień zakupu i wymaganie podpisanej autoryzacji od kierownika innego niż osoba korzystająca z towaru. To oddzielenie odbiorcy towaru i zatwierdzenie ma na celu zapewnienie, że starszy pracownik jest świadomy zamówienia i może potwierdzić, że materiały są wymagane i będą używane zgodnie z przeznaczeniem.
Inną powszechną procedurą udzielania zamówień jest utworzenie krótkiej listy wstępnie zatwierdzonych dostawców dla określonych towarów. Dostawcy są dodawani do listy w ramach procesu licytacji przeprowadzanego zgodnie z harmonogramem. Proces ten ma na celu przejrzystość i zapewnienie firmie możliwości uzyskania upustów cenowych, spełnienie standardów jakościowych oraz zapewnienie terminowości dostaw.
Ryzyko dla firmy bez odpowiednich procedur zakupowych to nadmierne wydatki, nieosiągnięcie dobrej wartości i oszustwo zakupowe. Wiele osób, które nie mają żadnego przeszkolenia w zakresie księgowości lub zakupów, nie podobają się etapy związane z żądaniem zakupu. Procesy te mają jednak na celu zaoszczędzenie czasu i pieniędzy.
Inne powszechne procedury zakupowe obejmują ustalanie progów wartości, które uruchamiają różne działania zakupowe. Na przykład zakupy, które kosztują więcej niż określona kwota, mogą wymagać zatwierdzenia zamówienia zakupu przez dwa poziomy zarządzania. Zamówienie zakupu za znacznie wyższą cenę może wymagać wystawienia oferty.
W niektórych przypadkach firmy mogą być zobowiązane do obrony swoich umów zakupowych. Jeśli sprzedawca, który brał udział w procesie przetargowym, uważa, że nie zapewniono mu uczciwej możliwości konkurowania, można wnieść pozew. Prawo umów jest źródłem ogromnej aktywności prawnej, a firmy z mocnymi procedurami zakupowymi są w stanie najlepiej bronić swoich decyzji biznesowych.