Administrator gabinetu medycznego, czasami nazywany również sekretarką medyczną lub asystentem biurowym, jest przede wszystkim odpowiedzialny za odbieranie telefonów, planowanie wizyt i zarządzanie kartoteką pacjentów w przychodni zdrowia lub innym gabinecie medycznym. Specjaliści ci często pracują bezpośrednio dla lekarzy i pielęgniarek, ale mogą być również zatrudnieni w szpitalach, ośrodkach pomocy doraźnej, domach opieki lub hospicjach. Praca jest zwykle podobna bez względu na otoczenie i zwykle koncentruje się na sekretarstwie i podstawowych zadaniach związanych z zarządzaniem papierkami.
Bezpośrednia interakcja z pacjentem
W większości gabinetów lekarskich administrator jest pierwszą osobą, którą pacjenci widzą po wejściu. Zazwyczaj siedzi przy biurku w pobliżu głównego wejścia i zwykle odpowiada za odprawę osób, odpowiadanie na pytania i upewnianie się, że pacjenci czują się dobrze. łatwość. W zależności od biura, osoba ta może być również odpowiedzialna za zarządzanie poczekalnią, w tym utrzymywanie jej w porządku i upewnianie się, że są dostępne rozpraszacze, takie jak materiały do czytania, zabawki lub odpowiednie programy telewizyjne.
Zarządzanie papierkową robotą, którą pacjenci muszą wypełnić, jest również częścią pracy w większości miejsc. Administratorzy zazwyczaj zbierają i rejestrują informacje ubezpieczeniowe oraz formularze i informacje dotyczące historii medycznej, a także zazwyczaj proszą o wszelkie należne współpłatności lub rachunki za czas pracy.
Odbieranie połączeń i zarządzanie kalendarzami
Obsługa telefonów to kolejna naprawdę ważna część pracy tego profesjonalisty. Osoby, które dzwonią do gabinetów lekarskich, zwykle rozmawiają z administratorem, przynajmniej na początku, szczególnie w sprawie uzyskania wskazówek dojazdu do gabinetu lub umówienia wizyty. W przypadku nagłej sytuacji medycznej pracownik biurowy zazwyczaj przekazuje połączenie lekarzowi lub pielęgniarce, w przeciwnym razie przyjmuje bardzo szczegółową wiadomość i przekazuje najważniejsze informacje ekspertowi medycznemu „na wezwanie”.
Praca zwykle wymaga również dużo bystrości, jeśli chodzi o planowanie i organizowanie czasu. Administratorzy zazwyczaj tworzą i zarządzają kalendarzami wizyt, konsultacji pacjentów i ważnych spotkań, które muszą stale aktualizować. Kiedy lekarze, pielęgniarki lub inni pracownicy medyczni opóźniają się lub muszą opuszczać dni, zwykle zadaniem administratora jest dostosowanie rzeczy. Dzwonienie do pacjentów, zmiana harmonogramu wydarzeń i zmiana terminów w mgnieniu oka mogą stanowić podstawową część pracy.
Praca biurowa
Świat medyczny jest w dużym stopniu zależny od dokumentacji, a jednym z największych zadań administratora gabinetu lekarskiego jest utrzymywanie porządku papierkowej i pisemnej dokumentacji. Zwykle zaczyna się to od dokumentacji pacjenta. Administrator musi zwykle opracować system aktualizacji i dostępu do plików, co często wiąże się z informatyką i prowadzeniem dokumentacji elektronicznej. Większość nowoczesnych biur wykorzystuje kombinację plików cyfrowych i papierowych, a organizowanie i asymilacja tych dwóch może być większym zadaniem, niż się wydaje.
Administratorzy biurowi mogą być również odpowiedzialni za zarządzanie korespondencją i obsługę takich rzeczy, jak rachunki za media i zarządzanie listami płac. Wiele z tego zależy od wielkości danego biura — duże operacje, takie jak szpitale, często mają określone działy rozliczeniowe, które zajmą się sprawami finansowymi, ale w mniejszych gabinetach sprawy te często spadają na osobę siedzącą w recepcji. W niektórych miejscach osoba ta może również zajmować się dokumentacją ubezpieczeniową, w tym wystawianiem rachunków pacjentom i zarządzaniem płatnościami osób trzecich.
Lekarze asystenci
W zależności od biura administrator może być również zobowiązany do pomocy personelowi medycznemu w takich sprawach, jak dyktowanie zapisów, transkrypcja i przygotowanie sali egzaminacyjnej. Może być również wymagane zamówienie testów laboratoryjnych. W niektórych przypadkach pracownicy służby zdrowia traktują pracowników biurowych jak osobistych asystentów, prosząc ich o zorganizowanie transportu osobistego, rezerwację stolika na kolację lub odbiór pralni chemicznej, chociaż w żadnym wypadku nie jest to uniwersalna część opisu stanowiska.
Różne ustawienia pracy
Administrator gabinetu może pracować w wielu różnych miejscach. Praktyki indywidualne są jednymi z najczęstszych, ale pracę można znaleźć niemal wszędzie, gdzie pacjenci i pracownicy służby zdrowia wchodzą w interakcje — szpitale, domy opieki i samodzielne kliniki to tylko kilka przykładów. Czasami można również znaleźć tego rodzaju administratorów pracujących w domu, często jako „wirtualnych asystentów”. Lekarze i inne osoby, które prowadzą małe gabinety, mogą nie mieć kosztów ogólnych, aby zatrudniać personel w celu umawiania wizyt i zarządzania dokumentacją w pełnym wymiarze godzin, ale często przydatna jest pomoc zdalna przez kilka godzin w tygodniu. Aranżacje pracy w domu zazwyczaj wymagają dostępu do Internetu i dedykowanej linii telefonicznej do obsługi połączeń medycznych, ale specyfika może się znacznie różnić w zależności od okoliczności.
Szkolenie i wymagania edukacyjne
Pracodawcy w dużej mierze ustalają własne wymagania, jeśli chodzi o zatrudnianie administratorów gabinetów lekarskich, ale prawie zawsze niezbędny jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub jego odpowiednik. Doświadczenie w pracy biurowej jest również zwykle atutem, a wiedza na temat rachunków medycznych i kodowania może być również pomocna. Niektóre kolegia społeczne i szkoły zawodowe oferują kursy zaprojektowane specjalnie w celu przygotowania ludzi do pracy w gabinetach lekarskich. Chociaż tego rodzaju programy w żaden sposób nie gwarantują pracy jako administrator gabinetu medycznego, mogą ułatwić zauważenie kandydatów, szczególnie w przypadku konkurencyjnych miejsc pracy lub pożądanych pracodawców.