Asystent obsługi klienta odgrywa ważną rolę w utrzymaniu zadowolenia klientów i informowaniu o produktach lub usługach oferowanych przez firmę. Ponieważ ta pozycja wiąże się z ciągłą interakcją z klientami, zwykle wymaga osoby o znacznych umiejętnościach interpersonalnych i komunikacyjnych. Podczas gdy asystent obsługi klienta może pracować w wielu branżach, podstawowe obowiązki zawodowe pozostają takie same. Obejmują one odpowiadanie na pytania klientów, rozpatrywanie reklamacji, wysyłanie materiałów marketingowych, prowadzenie ewidencji klientów oraz pomoc podwładnym.
Być może najważniejszą częścią bycia asystentem obsługi klienta jest odpowiadanie na pytania klientów. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z potencjalnym klientem, czy omawiasz nowe promocje z klientem długoterminowym, ta osoba musi podać dokładne informacje na wszystkie pytania. W większości przypadków odbywa się to przez telefon lub e-mail. Ta praktyka pomaga nawiązać kontakt z klientami i powinna z czasem pomóc w budowaniu solidnej bazy klientów. W związku z tym wymaga to od osoby wykonującej tę pracę dogłębnej znajomości produktów lub usług swojej firmy.
Kolejną częścią tej pracy jest zajmowanie się skargami. Bez względu na to, jak dobrze prowadzona jest firma lub jak wysokiej jakości są produkty lub usługi, skargi klientów są nieuniknione. Po otrzymaniu reklamacji od opiekuna klienta zależy, czy skutecznie poradzi sobie z sytuacją. Może to obejmować zwrot pieniędzy klientowi, wymianę zamówienia lub wysłanie nowego zamówienia. Dobre wykonywanie tego aspektu pracy wymaga przyjaznego usposobienia i łatwości w podejmowaniu decyzji.
Dość powszechnym obowiązkiem jest również wysyłanie materiałów marketingowych. Na przykład osoba wykonująca tę pracę może wysyłać katalogi klientom, którzy są zainteresowani produktami lub usługami jej firmy. Może również wysyłać pocztą ulotki promocyjne do obecnych klientów, które zawierają nowe oferty. Pomaga to w pozyskiwaniu klientów i może prowadzić do dalszej sprzedaży od obecnych klientów.
Prowadzenie ewidencji klientów to kolejna ważna część bycia asystentem obsługi klienta. W większości przypadków wiąże się to z wprowadzaniem do elektronicznej bazy danych informacji, takich jak nazwiska klientów, adresy, numery telefonów i historia zamówień. Pomaga to efektywnie organizować informacje o klientach do wykorzystania w przyszłości.
W niektórych miejscach pracy asystent obsługi klienta będzie również musiał pomagać podwładnym i zapewniać szkolenia. Podczas gdy asystentka obsługi klienta zwykle nie zapewnia bezpośredniego nadzoru, często pomaga podwładnym, którzy doświadczają trudności w pracy. Może to obejmować radzenie sobie z eskalowanymi sytuacjami reklamacyjnymi klientów lub zademonstrowanie, jak korzystać z systemu komputerowego firmy. W konsekwencji pomaga mieć solidne umiejętności przywódcze w tym zawodzie.