Menedżer ds. zakupów hotelowych negocjuje umowy z dostawcami i zarządza wieloma elementami codziennej działalności w ramach określonej lokalizacji lub sieci hoteli. Kandydaci na te stanowiska zazwyczaj muszą ukończyć studia licencjackie z zakresu administracji biznesowej, zarządzania hotelarstwem lub pokrewnego tematu. Ponadto wielu pracodawców woli zatrudniać osoby, które mają wcześniejsze doświadczenie w pracy w branży hotelarskiej lub hotelarskiej.
Hotele regularnie kupują zapasy żywności i napojów od sprzedawców, a te artykuły spożywcze są sprzedawane w sklepach wewnętrznych lub w barze i restauracji. Kierownik ds. zakupów w hotelu musi skontaktować się z firmami dystrybucyjnymi i negocjować umowy, aby masowe zamówienia na dostawy były dostarczane na miejsce. Czyniąc to, zarządca musi zapewnić, że budynek ma wystarczającą ilość miejsca do przechowywania tych towarów i że dostawy nie wygasną przed użyciem. Umowy na dostawy mogą obowiązywać przez tygodnie, miesiące lub lata, az biegiem czasu kierownik ds. zakupów hotelowych może próbować renegocjować takie umowy, jeśli inni dostawcy zaczną oferować tańsze pakiety dostaw.
Oprócz towarów łatwo psujących się, kierownik ds. zakupów hotelowych musi również nabyć towary trwałe, takie jak meble, pościel i sprzęt komputerowy. Menedżer może rozpocząć negocjacje z kilkoma firmami przed zawarciem umowy o dostawę. Niektóre rodzaje towarów i sprzętu są kupowane rzadko, w takim przypadku transakcje dostaw są często zdarzeniami jednorazowymi. Inne rodzaje trwałych muszą być wymieniane stosunkowo szybko ze względu na intensywne użytkowanie, w którym to przypadku kierownik może zawrzeć długoterminową umowę z konkretnym sprzedawcą.
Po zakupie niezbędnych towarów kierownik musi nawiązać kontakt z kierownikami restauracji, barów i sklepów i ustalić ceny różnych produktów, które mogą kupić goście hotelowi. Menedżerowie starają się wyceniać produkty w sposób konkurencyjny, aby goście nie mieli pokusy opuszczenia budynku i kupowania tego samego rodzaju towarów od pobliskich sprzedawców. Pomimo prób utrzymania niskich cen, menedżerowie muszą również zapewnić, że cena sprzedaży towarów jest wystarczająco wysoka, aby pokryć koszt zakupu zapasów i inne koszty, takie jak podatek od sprzedaży.
W dużych sieciach hotelowych kierownik ds. zakupów hotelowych może przewodniczyć zespołowi współpracowników ds. zakupów, z których każdy ma za zadanie zarządzać jedną lokalizacją lub jednym rodzajem produktu. Menedżerowie muszą zapewnić, że ogólne limity budżetowe nie zostaną przekroczone. Aby to osiągnąć, menedżer może być zmuszony do poświęcenia czasu na szkolenie współpracowników w zakresie technik i strategii negocjacyjnych.