Praca na stanowisku koordynatora obsługi klienta polega przede wszystkim na nadzorowaniu opieki nad klientami firmy i utrzymywaniu z nimi relacji. Osoby te zwykle pracują w środowisku biurowym i są w ciągłej komunikacji zarówno z personelem, jak i klientami. W związku z tym pomocne jest posiadanie silnych umiejętności przywódczych i doskonałych umiejętności interpersonalnych na tym stanowisku. Chociaż specyficzny rodzaj działalności, dla której może pracować koordynator obsługi klienta, może się różnić, osoby na tym stanowisku mają pięć głównych obowiązków zawodowych. Obejmują one utrzymanie bazy klientów, nadzór nad pracownikami, prowadzenie spotkań, opracowywanie materiałów marketingowych oraz wykonywanie ogólnych obowiązków biurowych.
Być może najważniejszym obowiązkiem koordynatora obsługi klienta jest utrzymanie bazy klientów. Obejmuje to przede wszystkim utrzymywanie kontaktu z różnymi klientami firmy w celu zapewnienia terminowej i dokładnej realizacji zamówień. Dodatkowo koordynator zadba o to, aby każdy klient był zadowolony z towarów lub usług swojej firmy. W tej praktyce zwykle komunikuje się przez telefon lub korespondencję online. Jest to niezbędne do utrzymania solidnej bazy klientów, a tym samym do długoterminowego sukcesu firmy.
Inną dużą częścią tej pracy jest nadzorowanie innych członków personelu. Ponieważ koordynator obsługi klienta jest ekspertem w zarządzaniu klientami, to do niego należy upewnienie się, że wszyscy pracownicy wykonują zadania poprawnie i pozostają na zadaniu. Na przykład może być odpowiedzialny za zarządzanie przedstawicielami obsługi klienta i zapewnienie przyjaznej obsługi. Często wiąże się to również z tworzeniem harmonogramu personelu. W niektórych przypadkach koordynator może być również odpowiedzialny za szkolenie członków personelu.
Wraz z tym osoba na tym stanowisku będzie często prowadzić spotkania firmowe. Aby utrzymać różne działy na tej samej stronie i zoptymalizować doświadczenie klienta, konieczne jest rutynowe omawianie takich rzeczy, jak nowe pomysły, problemy firmy i zmiany polityki. Może to obejmować prezentacje na temat liczby istniejących klientów i potencjalnych strategii pozyskiwania nowych klientów.
Opracowywanie materiałów marketingowych jest również wspólne dla koordynatora obsługi klienta. Na przykład osoba fizyczna może tworzyć promocje, w których towary lub usługi są przecenione przez pewien czas. Ta praktyka może obejmować kilka mediów, takich jak drukowanie ulotek pocztowych, marketing e-mailowy i promocje na stronach internetowych. W związku z tym korzystne jest, aby koordynator obsługi klienta był kreatywny i trafiał do różnych klientów.
Ponadto praca ta często wiąże się z wykonywaniem ogólnych obowiązków biurowych. Niektóre typowe zadania mogą obejmować odbieranie telefonów, wysyłanie faksów, sortowanie poczty i drukowanie dokumentów. Ten aspekt pracy wymaga osoby, która ma dobre umiejętności organizacyjne i wielozadaniowe.