Sekretarz prasowy jest specjalistą od public relations. Media mogą odgrywać ważną rolę i wywierać duży wpływ na niektóre agencje i firmy, zwłaszcza te związane z rządem. Z tego powodu taki profesjonalista jest potrzebny, aby pomóc organizacji w utrzymaniu pozytywnego i spójnego wizerunku publicznego oraz pokierować organizacją tak, aby mogła efektywnie wykorzystywać media do komunikacji z opinią publiczną.
Do obowiązków sekretarzy prasowych należy śledzenie na bieżąco wiadomości i nastrojów społecznych dotyczących organizacji, w których są zatrudnieni. Być może będą musieli odpowiadać na zapytania ze źródeł medialnych lub członków społeczeństwa. Często zdarza się również, że te osoby piszą przemówienia, komunikaty prasowe i być może blogi. W niektórych przypadkach organizacje muszą wykorzystywać media jako narzędzie i zadaniem sekretarza prasowego może być wiedza, które miejsca są najlepsze i jak najlepiej do nich podejść.
Istnieją różne poziomy sekretarzy prasowych. Na przykład w Stanach Zjednoczonych (USA) Biały Dom posiada Biuro Prasowe. W ramach tego biura znajdują się profesjonaliści na różnych szczeblach kariery. Dokładne dzienne zapotrzebowanie tych osób zależy od ich pozycji. Na przykład zastępca sekretarza prasowego prawdopodobnie będzie miał inne obowiązki niż starszy sekretarz prasowy.
Rzecznikiem prasowym może być również sekretarz prasowy, ale nie zawsze tak jest. Czasami ci specjaliści przeglądają i przygotowują informacje, które zostaną przekazane mediom lub za ich pośrednictwem, ale mogą nie dostarczać osobiście wiadomości. Zamiast tego ich rolą może być zapewnienie, że ci, którzy wchodzą w interakcje z mediami i społeczeństwem, robią to w sposób, który nie zagraża pozytywnemu wizerunkowi organizacji.
Sekretarze prasowi są zwykle zatrudniani przez organizację, na której regularnie skupiają się media, lub taką, która regularnie kontaktuje się z opinią publiczną, taką jak duża korporacja, agencja rządowa lub urzędnik. Należy jednak rozumieć, że same dochody nie przesądzają generalnie o potrzebie sekretarza prasowego. Na przykład młyn może generować wiele milionów dolarów rocznie, ale ponieważ nie ma interakcji z mediami i minimalne zainteresowanie jej sprawami, jest mało prawdopodobne, aby młyn potrzebował sekretarza prasowego. Może się jednak zdarzyć, że sekretarz prasowy zostanie tymczasowo zatrudniony. Jeśli młyn nagle stał się centralnym punktem mediów z powodu kontrowersji, może uznać, że konieczne jest zatrudnienie specjalisty od public relations do jego personelu, dopóki sytuacja nie ucichnie.