Specjalista ds. zakupów to osoba wyznaczona do obsługi wszystkich procesów zakupowych i decyzji dla firmy przy zachowaniu wyznaczonego budżetu. Osoby na tym stanowisku muszą również śledzić wszystkie zapisy i dane dotyczące zakupów firmy i ofert składanych sprzedawcom. Są również zobowiązani do regularnego przekazywania tych informacji odpowiednim członkom personelu. Obowiązki tego stanowiska obejmują zakup artykułów i sprzętu związanego z biznesem, a także negocjacje z różnymi dostawcami w celu zapewnienia uczciwej ceny za towary i usługi. Większość stanowisk w tej dziedzinie upoważnia również tę osobę do składania ofert na towary i usługi w imieniu firmy.
Precyzyjne obowiązki specjalistów ds. zakupów będą się różnić, ponieważ każda firma ma własne wewnętrzne operacje. Większość wymagań specjalistów ds. zakupów wiąże się jednak z bardzo rygorystycznym prowadzeniem dokumentacji. Zapisy mogą być przechowywane w aktach papierowych, w komputerowej bazie danych lub w obu tych przypadkach. Dlatego specjaliści muszą czasami pracować z określonym oprogramowaniem, aby zapewnić, że zapisy są dokładne i aktualne. Do najbardziej podstawowych rodzajów ewidencji, które musi prowadzić specjalista, należą faktury, zamówienia zakupu i umowy przetargowe.
Dokonując zakupów i prowadząc rzetelną ewidencję, specjalista musi również przygotowywać raporty dla kluczowego personelu w organizacji. W typowym opisie stanowiska dla tego stanowiska zawarta jest również regularna komunikacja z dostawcami, a także innymi działami i pracownikami firmy. Osoby zatrudnione na takich stanowiskach muszą również uważać, aby nie przekroczyć ustalonych limitów budżetowych i muszą zapewnić przestrzeganie wszystkich procedur zakupowych.
W wielu firmach specjalista ds. zakupów pracuje w dziale finansowym lub ściśle współpracuje z personelem tego działu. W związku z tym ważne jest, aby obie współpracowały ze sobą, aby zapewnić terminowe przetwarzanie faktur i wniosków o zakup. Specjalista ściśle współpracuje również z personelem finansowym, aby upewnić się, że budżety pozwalają na zakup wymaganych artykułów i usług.
Utrzymywanie regularnych kontaktów z dostawcami jest również ważnym aspektem opisu stanowiska pracy specjalisty. Gdy pojawiają się problemy z płatnościami, specjalista musi współpracować z dostawcą w celu rozwiązania takich problemów. Ponadto specjalista musi śledzić wszystkie zamówienia, dostawy i zapasy. W zależności od wielkości firmy, w której zatrudniony jest specjalista, taka odpowiedzialność często wiąże się z budowaniem relacji z wieloma dostawcami.
Niektóre stanowiska specjalistów ds. zakupów przypisują również specjalistów do śledzenia konserwacji sprzętu biurowego. Od osoby na tym stanowisku czasami oczekuje się prowadzenia ewidencji gwarancji i umów serwisowych. Gdy materiały biurowe i sprzęt wymagają wymiany, zwykle osobą, która ocenia i składa te zamówienia, jest specjalista ds. zakupów.