Specjalista ds. automatyki biurowej zapewnia sprawne działanie wszystkich zautomatyzowanych systemów niezbędnych do codziennych operacji biurowych. Zasadniczo wymaga się od niego znajomości tych systemów w zakresie ich obsługi, konserwacji i napraw. W przypadku awarii sprzętu lub maszyny opinia urzędnika o tym, czy naprawa lub wymiana jest bardziej logiczna i opłacalna, często wyceniana jest ponad innymi pracownikami biurowymi.
Oprócz monitorowania maszyn i urządzeń można oczekiwać, że będzie je obsługiwał również pracownik automatyki biurowej. Często przypisuje mu się regularnie zadania przy użyciu komputerów, drukarek i skanerów. Można oczekiwać, że będzie biegły w obsłudze liczników pocztowych, faksów, kopiarek i systemów telekomunikacyjnych. Najlepiej, jeśli jego wiedza na temat tych systemów jest wystarczająco obszerna, aby mógł poinstruować innych o prawidłowym działaniu.
W niektórych środowiskach biznesowych urzędnik ds. automatyki biurowej jest zobowiązany do obsługi i konserwacji innego sprzętu, takiego jak urządzenia monitorujące bezpieczeństwo i bramki bezpieczeństwa. Jego praca może wiązać się ze sprawdzaniem i weryfikowaniem referencji dostawców, wykonawców i gości. W wyjątkowo bezpiecznej atmosferze może być wymagane wykonanie skanów ciała ręcznym wykrywaczem metali.
Ponieważ konserwacja i eksploatacja sprzętu biurowego może nie być pracą w pełnym wymiarze godzin w niektórych środowiskach, urzędnik często wykonuje różne zadania administracyjne. Jego ogólna wiedza i wszechstronność umiejętności sprawiają, że jest cennym atutem firmy. Regularnie przemieszcza się między działami, aby asystować przy projektach, gdy pozwala na to czas.
Te dodatkowe obowiązki zwykle obejmują utrzymanie i aktualizację podręczników technicznych i publikacji. Może być również zobowiązany do pomocy przy składaniu i archiwizowaniu dokumentów. Czasami może zostać wezwany do pomocy w obsłudze klienta i obowiązkach recepcji, takich jak odbieranie połączeń przychodzących i powitanie gości. Jeśli uważa się, że jest biegły w komunikacji pisemnej, może zostać poproszony o sprawdzenie korespondencji pod kątem gramatyki, interpunkcji i treści.
Kancelaria często korzysta z pomocy urzędnika automatyki biurowej. Jego dyskrecja i osąd na ogół można zaufać, aby określić poufność poczty przychodzącej i wychodzącej. Może być poproszony o upewnienie się, że poczta jest odpowiednio zaadresowana i umieszczona jest odpowiednia opłata pocztowa. W przypadku korzystania z usług kurierów zewnętrznych, urzędnik jest często wzywany do zorganizowania usług i śledzenia odbiorów i dostaw.
Stanowisko urzędnika automatyki biurowej nie wymaga formalnego wykształcenia, chociaż zwykle warunkiem wstępnym jest posiadanie dyplomu ukończenia szkoły średniej lub równorzędnego. Wysoko cenione jest doświadczenie w pracy biurowej, a także umiejętność obsługi i naprawy maszyn biurowych. Pracownicy na tym stanowisku mogą ubiegać się o awans na specjalistę ds. automatyki biurowej, stanowisko, które zazwyczaj zapewnia wyższą pensję i może oferować więcej obowiązków w miejscu pracy, wyzwania i możliwości awansu.