Recepcjonista to asystent administracyjny, który pracuje w szpitalu lub przychodni lekarskiej. Jest on odpowiedzialny za tworzenie i aktualizację akt pacjentów, gdy otrzymują opiekę. Recepcjonista odbiera również telefony i udziela przydatnych informacji odwiedzającym i pacjentom. Większość urzędników oddziałowych przechodzi szkolenie w miejscu pracy, aby zapoznać się z terminologią medyczną, specjalistycznymi systemami komputerowymi i technikami pracy papierkowej. Ponieważ większość szpitali jest otwarta przez całą dobę, recepcjonista może pracować na zmiany dzienne, wieczorne lub nocne w dni powszednie lub w weekendy.
Urzędnicy oddziałowi mają dużą wiedzę na temat układu swojego szpitala lub skrzydła. Śledzą wolne sale badań, dzięki czemu nowi pacjenci mogą być szybko przenoszeni do odpowiednich obszarów w szpitalu, co pozwala lekarzom i pielęgniarkom na wydajniejszą pracę podczas swoich obchodów. Urzędnicy przetwarzają historię choroby i formularze ubezpieczenia wypełniane przez pacjentów lub ich opiekunów przy przyjęciu do szpitala i tworzą zarówno papierową, jak i elektroniczną teczkę pacjentów.
Pielęgniarki i lekarze rejestrują informacje o objawach, diagnozie i leczeniu pacjenta na specjalistycznych formularzach. Recepcjonista oddziałowy dokonuje transkrypcji wypełnionego formularza i wprowadza dane do kartoteki pacjenta. Aby dokładnie przetworzyć dokumentację pacjenta, pracownik musi rozumieć powszechną terminologię medyczną, skróty i różne rodzaje leków. Kiedy dana osoba jest wypisywana, urzędnik rejestruje datę i godzinę zwolnienia i przekazuje informacje specjalistom ds. rozliczeń medycznych i kodowania.
Recepcjonista oprócz prowadzenia akt pacjentów pełni również funkcję recepcjonistki. Odbiera telefony, wzywa lekarzy i pielęgniarki, kieruje odwiedzających do pokojów pacjentów. Od urzędnika oczekuje się zazwyczaj, że będzie przyjazny, pomocny i skuteczny w podnoszeniu na duchu i utrzymaniu porządku w ruchliwym szpitalu. W większości placówek urzędnicy oddziałowi przechodzą szkolenie w zakresie udzielania pierwszej pomocy i sprawdzania parametrów życiowych pacjentów w sytuacjach, gdy żaden inny personel medyczny nie jest natychmiast dostępny.
Dyplom ukończenia szkoły średniej jest zwykle minimalnym wymogiem, aby zostać urzędnikiem oddziałowym. Niektóre duże szpitale wolą zatrudniać nowych pracowników, którzy mają doświadczenie w opiece zdrowotnej lub obsłudze klienta. Nowy recepcjonista oddziału przechodzi szkolenie w miejscu pracy od doświadczonych pielęgniarek i urzędników, którzy potrafią wyjaśnić zasady, procedury i programy komputerowe.
Urzędnicy oddziałowi mają dużo miejsca na awans dzięki doświadczeniu, sprawdzonym umiejętnościom i ustawicznemu kształceniu. Profesjonalista może awansować na stanowisko nadzorcze, nadzorując innych urzędników i podejmując ważne decyzje, gdy pojawiają się trudności. Wielu urzędników decyduje się uczęszczać do szkoły pielęgniarskiej lub medycznej, pracując w niepełnym wymiarze godzin, aby kontynuować inne kariery w branży opieki zdrowotnej.