Propozycja sponsorska jest integralną częścią finansowania wydarzenia lub organizacji filantropijnej. Jako pisarz musisz znać wszystkie szczegóły dotyczące wydarzenia lub organizacji oraz swoje wymagania. Musisz także dokładnie zbadać firmę, organizację lub osobę, do której adresowany jest Twój list.
Mając to na uwadze, propozycja sponsoringu zawiera wiele elementów wspólnych dla innych listów. Umieść swoje dane kontaktowe lub informacje o swojej organizacji na górze listu po prawej stronie. Następnie po lewej stronie pod swoimi danymi kontaktowymi wprowadź datę i dane kontaktowe adresata listu.
Skorzystaj z pierwszego akapitu, aby przedstawić siebie lub swoją organizację. Zachowaj krótki akapit. Twój potencjalny sponsor będzie chciał wiedzieć kim jesteś, co robisz i jaką masz filozofię, ale będzie bardziej zainteresowany treścią twojej propozycji.
W drugim akapicie należy przedstawić adresatowi listu wydarzenie, które ma sponsorować. Na przykład, jeśli jest to festiwal literacki, podaj nazwę, lokalizację, szacunkową frekwencję i potwierdzone wydarzenia. Zachowaj zwięzłość i nie bój się od czasu do czasu upuścić nazwy. Skorzystaj z tego akapitu, aby sprzedać swoje wydarzenie lub organizację, ale zawsze upewnij się, że podajesz fakty.
Zdefiniuj wpływ zdarzenia w trzecim akapicie. Wymień organizacje charytatywne, które pomogą, jeśli w ogóle. Jeśli jest to zbiórka pieniędzy lub inne wydarzenie charytatywne, wyjaśnij, dokąd trafią pieniądze i co zostanie z nimi zrobione. Wyjaśnij, na kogo lub na co wydarzenie wpłynie.
Następnie pojawia się najważniejsza część propozycji sponsorskiej z punktu widzenia potencjalnego sponsora: Wyjaśnij, co w niej znajduje się dla odbiorcy propozycji. Potencjalny sponsor prawdopodobnie będzie chciał wiedzieć, ile osób zobaczy jego nazwisko lub markę w trakcie wydarzenia oraz jakąkolwiek reklamę, która do niego doprowadzi. Pamiętaj, aby poinformować przyszłego sponsora, jakie pozytywne skojarzenia wywoła wydarzenie w związku z jego nazwą lub marką. Wyjaśnij, w jaki sposób wydarzenie jest dobrze dopasowane do tego konkretnego sponsoringu. Na przykład zabawa w bieganie dobrze łączy się ze sponsorowaniem przez firmy obuwnicze i firmy produkujące zdrową żywność.
Teraz, gdy przedstawiłeś pozytywy wydarzenia i masz zainteresowanie potencjalnego sponsora, nadszedł czas, aby przedstawić adresatowi propozycji Twoje potrzeby sponsorskie. Wydarzenie, które chcesz sponsorować, powinno zawierać pełne informacje o budżecie przed napisaniem oferty. Dzięki temu możesz określić pożądany budżet wydarzenia, aby sponsor wiedział, jaka inwestycja jest potrzebna, ale nie rozpoczynaj negocjacji w propozycji.
Ostatni akapit propozycji sponsorowania powinien wyrażać uznanie dla odbiorcy poświęcającego czas na przeczytanie Twojego listu. Powinieneś także wyrazić chęć omówienia z nim pomysłu bardziej szczegółowo. Dołącz swoje imię i nazwisko oraz tytuł na dole strony. Przed przesłaniem propozycji sponsoringu przeczytaj ją ponownie i dokładnie zredaguj. Propozycja mniej niż profesjonalna może zainspirować innego chętnego sponsora do odrzucenia prośby.