Przeprowadzenie audytu stanów magazynowych to długotrwały proces, zwłaszcza w dużych sklepach detalicznych i magazynach, ale nie jest to trudna procedura. Audytor zaczyna od spojrzenia na przeszłe zapisy inwentaryzacji, dzięki czemu będzie wiedział, ile zapasów powinno znajdować się w sklepie lub magazynie. Następnie audytor przegląda wszelkie dokumenty, które pomniejszają ogólny stan inwentarza. Audytor następnie odwiedza sklep lub magazyn i przeprowadza audyt zapasów za pomocą przenośnego urządzenia, które weryfikuje i liczy produkt. Oprócz liczenia zapasów audytor sprawdzi również ceny, aby upewnić się, że żaden produkt nie jest sprzedawany po niedokładnej cenie.
Magazyny i sklepy prowadzą ewidencję wszystkich ruchów produktów. Te zapisy szczegółowo opisują, ile produktu zakupiono, kiedy został dostarczony i ile został sprzedany. Aby wiedzieć, ile produktu powinno znajdować się w sklepie lub magazynie, a także zrozumieć praktykę zamawiania zakładu, przed przeprowadzeniem audytu audytor inwentaryzacyjny przejrzy dokumenty z ostatnich kilku miesięcy, być może zeszłego roku. Pomaga to audytorowi zwracać uwagę na podejrzane praktyki zamawiania i rozumieć trendy zamówień w sklepie lub magazynie.
Wraz z zamówieniem zwykle pojawiają się dokumenty, które wyszczególniają niezwiązane ze sprzedażą odchylenia z zapasów. Dokumenty te zliczają liczbę kradzieży, wadliwych produktów, zwrotów, których nie można z powrotem umieścić na półce oraz wszystkiego, co pozostawia przedmiot nie do sprzedania lub poza sklepem. Aby poprawnie przeprowadzić audyt zapasów, audytor musi znać te informacje, dzięki czemu będzie wiedział, jaka ilość towaru znajduje się w sklepie lub magazynie.
Właściwy audyt zapasów ma miejsce, gdy audytor fizycznie udaje się do sklepu lub magazynu i sprawdza każdy produkt, często za pomocą ręcznego skanera. Każdy produkt lub opakowanie jest skanowane, skaner odbierze kod kreskowy produktu i będzie śledzić numer tego konkretnego artykułu w sklepie. Numer ten jest porównywany z zamówieniem i dokumentami sprzedaży, aby upewnić się, że sklep ma odpowiednią ilość produktów. Jeśli nie ma wystarczającej liczby produktów, audytor zwykle będzie musiał zbadać, co spowodowało brak równowagi.
Wraz z liczbą produktów audyt inwentaryzacyjny sprawdza również poprawność wyceny. Ręczny skaner często podaje poprawną cenę przedmiotu, a audytor może sprawdzić etykietę przedmiotu, aby upewnić się, że nic nie jest sprzedawane zbyt wysoko lub nisko. Pomaga to sieci sklepów koordynować sprzedaż i zapewnia, że firma jako całość osiąga optymalne zyski.