Szukając najlepszej platformy do współpracy, oceń swoje potrzeby i oczekiwania dotyczące oprogramowania. Większość platform do współpracy oferuje podstawowe funkcje komunikacyjne, przechowywanie danych, udostępnianie plików, narzędzia do rozwiązywania problemów i udogodnienia konferencyjne. Należy również wziąć pod uwagę szybkość, łatwość obsługi, dodatkowe funkcje i związane z tym koszty.
Trzy podstawowe i najważniejsze cechy każdej platformy współpracy to scentralizowane przechowywanie danych, narzędzia komunikacyjne i narzędzia do rozwiązywania problemów. Scentralizowane przechowywanie danych eliminuje potrzebę przechowywania danych przez każdego współpracownika na swoim komputerze i pomaga zachować spójność i aktualność danych. Udostępnianie plików na żywo to kolejna przydatna funkcja, która ułatwia współpracownikom udostępnianie dokumentów lub arkuszy kalkulacyjnych w grupie.
Narzędzia komunikacyjne mogą obejmować takie funkcje, jak konferencje internetowe, spotkania grupowe lub prywatne, protokół głosowy przez Internet (VOIP), poczta e-mail lub systemy wiadomości błyskawicznych. Transmisja wideo na żywo jest bardzo skuteczna w przypadku konferencji lub spotkań online, a niektóre platformy współpracy oferują funkcję wirtualnej tablicy do demonstracji. Może być również konieczne wykluczenie współpracownika ze spotkania, a niektóre platformy pozwolą Ci to zrobić.
Narzędzia do rozwiązywania problemów są ważne, jeśli chodzi o zapewnienie wszystkim współpracownikom szybkiego i łatwego rozwiązywania problemów. Niektóre platformy mają zintegrowaną sekcję pomocy, do której dostęp może uzyskać każdy współpracownik grupy. Ta funkcja pomaga ograniczyć korzystanie z usług profesjonalistów lub usług zewnętrznych i pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
Platformy współpracy mogą przybierać różne formy i mogą być oprogramowaniem instalowanym na komputerze lokalnym lub instalacją uruchamianą ze zdalnego serwera. Niektóre platformy są oparte na Internecie i współpracownicy mogą uzyskać dostęp do platformy za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Wybrana instalacja lub rodzaj platformy może wpłynąć na szybkość i wydajność platformy. Szybkość jest ważnym czynnikiem, ponieważ opóźnienia lub niska wydajność mogą powodować problemy podczas konferencji internetowych lub korzystania z VOIP.
W niektórych przypadkach może być konieczne profesjonalne stworzenie lub skonfigurowanie platformy współpracy dla Ciebie. W takim przypadku warto sprawdzić, czy dostawca oferuje również szkolenia dla członków zespołu korzystających z platformy współpracy, ponieważ pomoże to zespołowi zrozumieć, jak działa platforma i zapewni optymalną produktywność od samego początku. Większość platform jest dość łatwa w użyciu, ale funkcje i funkcje różnią się znacznie w zależności od platformy, więc pełne zrozumienie systemu może zająć współpracownikom trochę czasu.
Ostatnią kwestią do rozważenia jest to, czy wolisz używać oprogramowania open source, czy oprogramowania zastrzeżonego. Jeśli masz napięty budżet, najlepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie typu open source, ponieważ pakiety te można otrzymać bezpłatnie. Większość z tych pakietów oferuje podstawowe potrzebne funkcje, ale jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, najlepiej wybrać płatny pakiet oprogramowania.