Najlepszy układ boksu zależy od wielu czynników, m.in. od struktury organizacyjnej, liczby pracowników, wielkości powierzchni w danym biurze. Szafy to obszary lub przestrzenie robocze, w których siedzą pracownicy. Każdy pracownik jest generalnie przypisany do danego boksu i pozostaje tam podczas wykonywania swojej codziennej pracy. Wybór najlepszego układu boksów obejmuje zatem wybór miejsca, w którym każdy pracownik byłby najbardziej produktywny w środowisku biurowym.
Pierwszym ważnym czynnikiem przy wyborze odpowiedniego układu boksów dla firmy jest określenie, ile miejsca firma dysponuje na boksy. Weź pod uwagę liczbę boksów, które muszą zmieścić się w danej wielkości przestrzeni. Weź również pod uwagę potrzebę przejścia i innych przestrzeni, takich jak pokoje socjalne lub jadalnie.
Po określeniu, ile boksów potrzebujesz i ile masz miejsca, możesz określić odpowiedni rozmiar dla każdego boksu. Kabiny mogą być jednorodne, można też zamówić większe kabiny dla pracowników z większym stażem pracy lub posiadających więcej miejsca do wykonywania swojej pracy. Ważne jest również, aby wymiary kabiny były wygodne dla personelu. Jeśli boksy są za małe, pracownicy mogą dostać klaustrofobii.
Po ustaleniu wielkości i liczby boksów ważne jest ustalenie, jak powinni być zorganizowani pracownicy. Może mieć sens, aby wszyscy pracownicy pełniący daną funkcję w biurze siedzieli blisko siebie. Na przykład pracownicy sprzedaży powinni siedzieć razem, a księgowi powinni siedzieć razem. Weź również pod uwagę, którzy pracownicy potrzebują ciszy, aby wykonywać swoją pracę, a którzy mogą być głośniejsi, rozmawiając przez telefon z klientami lub wykonując inne czynności, które wymagają więcej hałasu. Nie byłoby sensownym układem boksów, na przykład umieszczanie programistów komputerowych, którzy potrzebują ciszy, aby skoncentrowali się na pracownikach sprzedaży, którzy prawdopodobnie będą wykonywać wychodzące telefony przez cały dzień.
Kiedy już zdecydujesz, jak mają być pogrupowani pracownicy, zaprojektuj przykładowy układ boksu na kartce papieru lub za pomocą programu komputerowego. Uwzględnij rozmiar, wzorce chodzenia i inne czynniki. Przejrzyj przykładowy układ, aby zidentyfikować potencjalne problemy przed ustawieniem rzeczywistych boksów w układzie, który wybrałeś dla swojego biura.