Zapasy i kapitał obrotowy mają w biznesie symbiotyczny związek. Kapitał obrotowy to formuła finansowa, która mierzy płynność operacyjną firmy. Podstawowa formuła kapitału obrotowego to aktywa obrotowe pomniejszone o zobowiązania krótkoterminowe, przy czym zapasy stanowią część majątku obrotowego firmy. Firmy, które czerpią dużą część sprzedaży, często mają duże zapasy, co może wpływać na formułę kapitału obrotowego. Znaczące korekty dotyczące zapasów mogą sygnalizować niewłaściwe techniki operacyjne lub księgowe stosowane przez firmę.
Zapasy to aktywa płynne (w związku z tym zaliczane do grupy aktywów bieżących) w ujęciu księgowym. Firmy zazwyczaj mogą dość szybko sprzedać te zapasy, aby opłacić rachunki i zwiększyć gotówkę na opłacenie innych rachunków operacyjnych. Większość firm korzysta z kont płatniczych do płacenia za nowe zakupy zapasów. Dlatego zapasy wpływają na kapitał obrotowy po obu stronach: aktywów i pasywów. Firmy zazwyczaj nie są w stanie kupować dużych ilości zapasów w celu poprawy swojej pozycji kapitału obrotowego. Miernik ten gwarantuje, że firma nie może wprowadzać w błąd interesariuszy biznesowych poprzez proste transakcje.
Przeglądając zapasy i kapitał obrotowy, należy pamiętać, że niektóre firmy mogą mieć wiele rodzajów zapasów. Firmy produkcyjne i produkcyjne mogą posiadać surowce, wyroby w toku (częściowo wykończone) oraz zapasy wyrobów gotowych. Dla celów rachunkowości finansowej w sprawozdaniu finansowym wykazywane są wyłącznie wyroby gotowe. Skutkuje to dość jednolitą kalkulacją kapitału obrotowego. Rachunkowość zarządcza opiera się jednak na wszystkich wewnętrznych informacjach finansowych do pomiaru kapitału obrotowego, co obejmuje wszystkie rodzaje zapasów utrzymywanych w firmie.
Relacja między zapasami a kapitałem obrotowym również pogłębia się podczas przeglądania zapasów pod kątem rodzaju i stanu towarów. Firmy, które prowadzą ewidencję zapasów przez długi czas, często mogą poprawić swój kapitał obrotowy. Zakup zapasów za pomocą rozrachunków z dostawcami zazwyczaj wymaga od firm zapłaty za towary w ciągu 30 dni lub mniej. Przechowywanie zapasów po ich ostatecznym terminie przydatności do użycia może skutkować zmniejszeniem należności i wzrostem aktywów obrotowych, tworząc wyższy kapitał obrotowy. Pozwala to firmie zaprezentować lepszy obraz płynności operacji poprzez manipulację kapitałem obrotowym i zapasami.
Aby zwalczyć manipulację zapasami i kapitałem obrotowym, interesariusze biznesowi mogą wykorzystać szybki wskaźnik. Formuła szybkiego wskaźnika to aktywa obrotowe pomniejszone o zapasy podzielone przez zobowiązania bieżące. Ta metryka finansowa usuwa wszelkie przestarzałe lub bezwartościowe zapasy, które firma nadal nosi w swoich księgach. Wskaźnik szybki stanowi również punkt odniesienia do porównania z liderami branży. Interesariusze mogą ocenić, jak dobrze firma radzi sobie w swojej branży, korzystając z szybkiego wskaźnika.