Główne różnice między fakturą a paragonem wynikają z tego, kiedy każdy rodzaj dokumentu jest dostarczany podczas procesu zakupu i od przeznaczenia każdego dokumentu. Faktura jest zwykle wystawiana przez sprzedawcę produktu lub usługi osobie lub firmie kupującej ten przedmiot, zwykle po przekazaniu tego przedmiotu, ale przed zapłaceniem za niego. Z drugiej strony, po opłaceniu przedmiotu sprzedający wystawia kupującemu paragon. O ile oba te dokumenty są wystawiane przez sprzedawcę, o tyle faktura jest wezwaniem do zapłaty, a paragon jest dowodem zapłaty.
Faktura i paragon są zazwyczaj wystawiane przez sprzedawcę produktu lub usługi kupującemu ten przedmiot, chociaż każdy dokument jest przeznaczony do innego celu. Faktury służą do dokumentowania produktów lub usług świadczonych przez sprzedawcę kupującemu, a następnie żądania zapłaty za ten przedmiot. Jest on zwykle wystawiany po dostarczeniu zamówionego towaru, chociaż faktura może być wystawiona również po złożeniu zamówienia, ale przed dostawą.
Potwierdzenie jest wystawiane przez sprzedającego kupującemu przedmiot po dokonaniu płatności za ten przedmiot. Skutecznie działa jako dowód zakupu dla kupującego, dzięki czemu może on wykazać, że produkt lub usługa zostały zakupione zgodnie z prawem. Może to być również wykorzystane przez kupującego do śledzenia płatności otrzymanych za różne przedmioty. Zarówno faktura, jak i paragon mogą być używane jako część cyklu zakupu, aby pomóc kupującemu i sprzedającemu śledzić, gdzie się znajdują w tym cyklu.
Na uwagę zasługuje różnica w tym, gdzie faktura i paragon są wystawiane w czasie procesu zakupu. Znaczenie faktury opiera się na wykorzystaniu faktur do dokumentowania sprzedaży przed dokonaniem płatności, umożliwiając sprzedawcom śledzenie produktów wychodzących i wskazywanie kupującym, jakie produkty lub usługi są przychodzące. Jest to ważne dla prawidłowego śledzenia zapasów po obu stronach procesu zakupu oraz dla kupujących, aby śledzić oczekujące płatności. Z drugiej strony paragony pozwalają kupującym śledzić dokonane płatności i ułatwiają sprzedawcom śledzenie, które faktury zostały opłacone, a które nadal oczekują.