Kamienie milowe w zarządzaniu projektami pojawiają się, gdy zostaną osiągnięte kluczowe etapy, takie jak ukończenie głównego raportu lub dostarczenie towaru do klienta. Podczas gdy rezultat etapu projektu zazwyczaj wymaga wiele pracy, sam kamień milowy nie wymaga wysiłku. Kamień milowy w zarządzaniu projektami jest raczej punktem pomiarowym w procesie pracy. Często zaplanowane na wczesnych etapach jako punkty kontrolne, kamienie milowe nie tylko wyznaczają harmonogram lub etap projektu, ale także jego kierunek.
Na przykład w powyższych przykładach kamienia milowego będącego ukończonym raportem lub dostarczeniem do klienta, kierownik projektu mógł zaplanować zmianę kierunku, w którym powinien opierać się kolejny krok na podstawie tych wyników. Gdyby w zgłoszeniu okazywało się, że brakuje czegoś ważnego, należałoby podjąć decyzję, który pracownik będzie odpowiedzialny za szybkie naprawienie błędu. Jeśli klient nie był zadowolony z dostarczonego przedmiotu, należałoby uzgodnić, że przedstawiciel handlowy omówi i naprawi problem. Takie kamienie milowe w zarządzaniu projektami spowodują następnie zmianę kierunku procesu, aby uwzględnić nowe decyzje podejmowane w celu osiągnięcia niezbędnych celów.
Jeśli kamień milowy zarządzania projektem jest używany tylko jako punkt kontrolny, a nie planowany jako ewentualna potrzebna zmiana kierunku, mały problem po drodze może wpłynąć na ostateczny cel. Jeśli sprawdzane są tylko kamienie milowe zarządzania projektami, mniejsze szczegóły mogą na początku pozostać niezauważone i sprawić, że wszystko będzie nadal wyglądać na czas, podczas gdy w rzeczywistości tak by nie było. Na przykład w projekcie budowlanym moment, w którym dostarczane są materiały, można uznać za jeden z głównych kamieni milowych w zarządzaniu projektem. Jeśli jednak zostanie to pozostawione, zaznaczone na liście bez upewnienia się, że wszystko jest na miejscu, aby ukończyć budowę na czas, te szczegóły mogą spowodować duży problem.
W pierwotnym planie projektu, jeśli tego typu kamień milowy ma również zaplanowany punkt kontrolny, brakujące problemy są znacznie mniej prawdopodobne. To sprawia, że kamienie milowe zarządzania projektami są o wiele ważniejsze niż tylko pomiar, ale także cenne narzędzie planowania. Szybkie wykrywanie problemów, a następnie zmiana kierunku, aby szybko się z nimi uporać, może utrzymać projekt bez zakłócania całego planu lub harmonogramu.