Poważnym problemem może być absencja pracowników. Należy spodziewać się niektórych nieobecności pracowników, ponieważ ludzie zachorują lub muszą zająć się nagłymi wypadkami rodzinnymi. Jednak gdy wskaźnik absencji wzrośnie powyżej 3 procent, ta utracona produktywność może negatywnie wpłynąć na zyski firmy. Oprócz utraconej produktywności firma może ponieść dodatkowe koszty związane z zasiłkiem chorobowym, wynagrodzeniem za nadgodziny oraz kosztami zatrudnienia zastępców dla nieobecnych pracowników. Oprócz chorób i urazów istnieje wiele czynników, które mogą przyczyniać się do absencji pracowników, w tym autorytarni menedżerowie, stresujące relacje ze współpracownikami, problemy ze znalezieniem opieki dziennej i nękanie.
Kiedy pracownicy zgłaszają się z powodu choroby, nie często jest to spowodowane tym, że są naprawdę chorzy. Większość nieobecności nie związanych z chorobą jest spowodowana stresem. Istnieje wiele czynników, które mogą powodować stres w miejscu pracy, ale głównym powodem jest niezadowolenie ze stylu zarządzania przełożonego.
Niewyszkoleni menedżerowie mogą nie wiedzieć, jak zmotywować pracowników i utrzymać morale. Niektórzy menedżerowie prezentują autorytarne style, mikrozarządzając pracownikami, kierując nimi i powodując silny stres. Jeśli przyczyna nieobecności pracowników jest związana z kierownictwem, zapewnienie dodatkowego szkolenia w zakresie skutecznych stylów zarządzania może wyeliminować problem i poprawić frekwencję.
Kolejnym czynnikiem, który firma powinna zbadać w przypadku wysokiej absencji pracowników, jest środowisko pracy. Hałaśliwe otoczenie utrudnia pracownikom koncentrację i może powodować stres. Mdłe otoczenie, takie jak kabiny bez okien wykonane w monotonnych odcieniach beżu lub szarości, może powodować nudę i obniżoną motywację. Słaba cyrkulacja powietrza i niewygodna temperatura w pomieszczeniu to inne czynniki, które mogą obniżyć morale i sprawić, że pracownicy będą niekomfortowo przychodzić do pracy.
Czasami odpowiedzialni pracownicy, którzy są zadowoleni ze swojej pracy, nie mogą dostać się do pracy z powodu problemów z opieką nad dziećmi. Na przykład opiekunka do dziecka, która zapewnia opiekę nad dzieckiem, może od czasu do czasu zachorować i być niedostępna, co nie pozostawia rodzicowi innego wyjścia, jak zostać w domu. Rodzic może mieć problemy z dotarciem do pracy, jeśli nie ma niezawodnej opieki dziennej w miejscu dogodnym do miejsca pracy. Niektóre firmy rozwiązały te problemy, zapewniając opiekę dzienną na miejscu.
Jeśli występuje problem z chroniczną nieobecnością pracowników, który dotyka wielu pracowników, prawdopodobnie jest to problem związany z firmą, a nie z pracownikami sprawiającymi problemy. Rozmowa z pracownikami w celu znalezienia przyczyny nieobecności pokaże im, że firmie zależy, a to może poprawić morale. Po wyeliminowaniu czynników powodujących wysoki wskaźnik absencji pracowników, wskaźnik absencji pracowników powinien się zmniejszyć.