Słaba wydajność pracy może być wynikiem nieodpowiedniego przygotowania lub umiejętności, nieprzyjemnego środowiska pracy, złego nadzoru lub braku motywacji. Określenie przyczyn w konkretnym przypadku może być ważne dla rozwiązania tego problemu. W przypadku, gdy wymagane jest wypowiedzenie, ważna jest również świadomość przyczyn, ponieważ wypowiedzenie z powodu przyczyny musi mieć jasne uzasadnienie. Pracodawcy mogą również chcieć uchronić się przed oskarżeniami o dyskryminację; na przykład w wielu krajach podejmowanie decyzji o zatrudnieniu na podstawie koloru skóry nie jest legalne.
Jednym z powodów słabej wydajności pracy może być niezdolność do wykonywania pracy. Pracownik może nie być wykwalifikowany lub mógł mieć zawyżone umiejętności podczas ubiegania się o pracę. Brak przygotowania może być szczególnym problemem w miejscu pracy, w którym zastępowany jest pracownik długoletni. Nowy pracownik może nie być w stanie wykonać tej samej liczby zadań na tym samym poziomie, ponieważ opis stanowiska i oczekiwania są oparte na pracy wykwalifikowanego pracownika na przestrzeni lat lub dziesięcioleci.
Inną kwestią może być brak zrozumienia oczekiwań lub niemożność wykonywania pracy, ponieważ pracownik nie wie jak. Może to być wynikiem słabej komunikacji w szkoleniu i podręcznikach lub złego nadzoru. Pracownicy, którzy nie proszą o pomoc lub proszą o pomoc i jej nie otrzymują, nie mają dostępu do narzędzi potrzebnych do nauki swojej pracy. W takim przypadku rozmowa z pracownikiem może ujawnić, że pracownik jest zdolny i chętny do pracy, a jedynie potrzebuje przeszkolenia.
Złe warunki pracy mogą przyczynić się do niskiej wydajności pracy. Pracownicy, którzy czują się nękani, niebezpieczni lub znudzeni, mogą nie chcieć wykonywać pracy i unikać wielu zadań, zwłaszcza jeśli wiążą się one z kontaktem z nieprzyjemnymi współpracownikami. Miejsca pracy, które nie zwracają uwagi na morale pracowników, mogą doświadczać spadku wydajności, ponieważ pracownicy tracą zainteresowanie swoją pracą z powodu warunków.
Brak motywacji może być również problemem przy słabych wynikach pracy. Na przykład pracownicy o zbyt wysokich kwalifikacjach mogą czuć się sfrustrowani prostymi zadaniami, podczas gdy inni mogą nie czuć się doceniani lub mogą obserwować, jak inni pracownicy zwalniają się i decydować, że nie muszą pracować tak ciężko. Pracownicy mogą nie czuć się zmotywowani, jeśli czują się tymczasowo, nie mają silnego związku z firmą lub nie są jasne, co do swoich celów.
Ostrzeganie pracownika o słabych wynikach pracy podczas oceny daje możliwość dowiedzenia się więcej o tym, dlaczego pracownik nie ćwiczy. Tworzy również początek papierowej ścieżki, która może być konieczna z prawnego punktu widzenia w przypadku zwolnienia pracownika. Na takich spotkaniach przełożeni i pracownicy mogą wyznaczać cele do poprawy, aby ustalić metodę oceny postępów i stworzyć jasne oczekiwania dla wszystkich stron.