Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące planowania przepływu pracy?

Płynne planowanie przepływu pracy może zwiększyć rentowność firmy i skutkować bardziej wydajnym miejscem pracy. Pierwszą wskazówką do osiągnięcia optymalnego harmonogramowania przepływu pracy jest dokładne zdefiniowanie procesów związanych z przepływem pracy. Czasami procesy te już działają w obecnym schemacie produkcji. W innych przypadkach proces musi być zdefiniowany po raz pierwszy. Zdefiniowanie procesu pociąga za sobą rozeznanie i wyliczenie każdej czynności wykonywanej za pomocą środków zmechanizowanych i personelu. Tylko poprzez zrozumienie wzajemnych oddziaływań zaangażowanych działań można osiągnąć poprawę efektywności procesu.

W technicznym znaczeniu tego słowa proces jest sekwencją zadań powiązanych chronologicznie i wspólnie podejmowanych w celu dodania wartości poprzez przetworzenie zasobu na wynik. Te dane wyjściowe mogą być następnie wykorzystane w innym procesie i tak dalej, ponieważ każdy krok dodaje wartość do wyniku końcowego. Przykładem zadania przepływu pracy może być pracownik przeglądający zamówienie zakupu. Proces składałby się na przykład ze wszystkich zadań związanych z zakupem przedmiotu. Jeśli każdy proces zostanie prawidłowo zdefiniowany, cała wzajemna współpraca produkcji z wykorzystaniem maszyn i ludzi pozwoli osiągnąć wyższy poziom produktywności.

Do pewnego stopnia najlepsze wskazówki dotyczące planowania przepływu pracy zależą od typu planowanego przepływu pracy. W wielu przypadkach ważną wskazówką jest zainwestowanie w technologię zarządzania dokumentami, która może wyeliminować lub zmniejszyć liczbę obsługiwanych przez personel kartek papieru. Jednocześnie zwiększa się również wydajność, unikając czasu spędzonego na szukaniu zagubionych dokumentów. Skanowanie dokumentacji w celu wprowadzenia jej do komputera niekoniecznie zwiększa wydajność przepływu pracy, szczególnie jeśli te procesy elektroniczne powielają te same nieefektywności, które pojawiły się podczas obsługi kopii papierowych.

Kolejną wskazówką jest ostrożne planowanie podczas instalacji nowego systemu oprogramowania do zarządzania projektami. Zapewnij personelowi wystarczająco dużo czasu na szkolenie. Zamknięcie całej operacji na tydzień w celu przeszkolenia personelu z nowej serii procesów może wydawać się ekstremalne. Jeśli jednak zaowocuje to odpowiednio przeszkolonymi pracownikami, którzy czują się komfortowo z nowym systemem planowania przepływu pracy, może to być mądra inwestycja, amortyzowana w czasie.

Ogólną wskazówką, która ma zastosowanie do wielu elementów biznesu, nie tylko planowania przepływu pracy, jest inwestowanie w kulturę korporacyjną, która umożliwia pracownikom postrzeganie siebie jako istotnych elementów procesu przepływu pracy. Znaczenie komunikacji w planowaniu przepływu pracy ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia degradacji procesu, ponieważ kultura ludzka ma ogromny wpływ na to, jak dobrze planowanie przepływu pracy będzie faktycznie działać w rzeczywistym świecie. To, co na schemacie wydaje się optymalne, może ewoluować i zmieniać się w nieoczekiwany sposób ze względu na czynnik ludzki w miejscu pracy.