Rachunek dochodów małej firmy to dokument, który zawiera wykaz wszystkich dochodów firmy za określony czas, zwykle rok, i zawiera informacje o rodzaju dochodu. Wypełniając takie oświadczenie, ważne jest, aby zadeklarować wszystkie dochody, niezależnie od ich źródła. Ponadto przygotowujący powinni rozważyć zakodowanie swoich wpisów w łatwy do zidentyfikowania sposób i utrzymywanie kompletnych, przejrzystych, zapasowych plików dokumentacji. Cel oświadczenia może decydować o poziomie szczegółowości i wymaganej dokumentacji, więc dobrze jest również w pełni zrozumieć wszelkie zasady rządzące strukturą lub wypełnieniem dokumentu.
Istnieje wiele powodów, dla których warto utworzyć rachunek zysków i strat małej firmy. Takie oświadczenie może być wymagane w ramach procesu podatkowego, kontrolnego lub sprawozdawczego. Może być potrzebny jako część biznesplanu, zwłaszcza w przypadku poszukiwania finansowania lub wynalazców. W niektórych przypadkach może to być po prostu część zwykłego procesu księgowego firmy.
Powód sporządzenia rachunku zysków i strat małej firmy może decydować o sposobie jego wypełnienia. Na przykład, jeśli dokument jest wymagany przez agencję podatkową lub regulacyjną, agencja prawdopodobnie ma bardzo szczegółowe zasady dotyczące tego, co zawiera. Może również dyktować sposób kodowania niektórych rodzajów dochodów. Niespełnienie wszystkich wymagań może skutkować grzywnami lub innymi negatywnymi działaniami, dlatego bardzo ważne jest, aby zrozumieć wytyczne i całkowicie ich przestrzegać.
W większości przypadków wszystkie dochody powinny być wyraźnie odnotowane w rachunku zysków i strat małej firmy. Może to być wymagane przez prawo, szczególnie w sytuacjach podatkowych lub regulacyjnych. Nieprzestrzeganie tego może skutkować grzywnami, karami, a nawet więzieniem. Ponieważ celem niektórych takich zestawień dochodów jest uzyskanie dodatkowego finansowania, przygotowujący chce uzyskać wszystkie uzasadnione dochody, które może ewentualnie, aby pokazać, że biznes jest rentowny.
Kodowanie jest często krytyczną częścią rachunku zysków i strat małej firmy. Jest to część zestawienia, która pokazuje, jaki rodzaj dochodu — na przykład sprzedaż produktu, sprzedaż nieruchomości lub zastrzyk kapitału — reprezentuje każda pozycja. W niektórych przypadkach kodowanie może być podyktowane przez organ regulacyjny; w innych jest to podyktowane systemem księgowym firmy. W obu przypadkach kodowanie powinno być spójne i łatwe do zrozumienia.
Wyciągi są zazwyczaj podsumowaniami, które zawierają tylko główne szczegóły każdej transakcji dochodowej. Szczegóły są zwykle przechowywane w pliku kopii zapasowej. Ten plik powinien być poprawny, uporządkowany i bezpieczny.