Najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania wydarzeniami to delegowanie zadań, wybór odpowiedniego miejsca, planowanie na wypadek nieoczekiwanych sytuacji i dbanie o kluczowe osoby. W zależności od wielkości wydarzenia, event manager może potrzebować pomocy w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa błędów. Wybór odpowiedniego miejsca jest bardzo ważny, ponieważ niektóre z największych problemów, których można uniknąć, są związane z miejscem. Menedżerowie wydarzeń powinni również mieć przygotowane plany awaryjne i wcześniej przetestować cały sprzęt. Kluczowe osoby, takie jak mówcy, artyści i wykonawcy, powinni być rozliczani i obsługiwani, aby uniknąć zakłóceń w harmonogramie.
Delegowanie zadań jest kluczem do skutecznego zarządzania wydarzeniami, ponieważ pomaga zapewnić, że wszystkie aspekty wydarzenia zostaną uwzględnione. Menedżerowie wydarzeń powinni mieć wyszkolony zespół, który zweryfikuje, czy wszystko zostało rozliczone i będzie dostępny, aby poradzić sobie z potencjalnymi problemami. W przypadku mniejszych wydarzeń bardziej praktyczne może być posiadanie asystenta zamiast zespołu zarządzającego wydarzeniami.
Wybór miejsca to decyzja, która może spowodować lub przerwać wydarzenie. Jeśli klient nie ma jeszcze na myśli miejsca, kierownik imprezy będzie musiał dokładnie dowiedzieć się, czego oczekuje klient, ile osób powinien pomieścić miejsce i czy należy wziąć pod uwagę specjalne względy. Na przykład warsztaty mogą wymagać większej przestrzeni, ponieważ stół i krzesła są niezbędne, podczas gdy przemówienie może odbywać się na mniejszej powierzchni. Niektóre specjalne względy, które mogą wymagać uwzględnienia, to obszary do podawania posiłków, dostęp dla osób niepełnosprawnych, wydzielona przestrzeń do tańca, miejsca dla artystów i zabezpieczenia dla efektów specjalnych, takich jak fajerwerki.
Należy opracować plany awaryjne na wszystko, co może pójść nie tak, jak awarie sprzętu, spóźnianie się mówców i zła pogoda. Stworzenie planu na każdą możliwą awarię może pomóc kierownikowi imprezy zachować spokój podczas napotkania problemu. W przypadku kryzysu kopie zapasowe będą już dostępne, a opcje będą łatwo dostępne.
Catering dla kluczowych osób jest ważny dla uniknięcia opóźnień lub odwołań. Może to oznaczać odbieranie prelegentów lub animatorów z lotniska, upewnienie się, że ich zakwaterowanie jest wygodne, uwzględnienie ich w dniu wydarzenia i zapewnienie, że wszystkie ich potrzeby zostaną spełnione i że będą zadowoleni. Zaspokojenie potrzeb prelegentów lub animatorów pomoże im szybciej się zlokalizować i lepiej przygotować mentalnie do wydarzenia.