Zarządzanie zapasami to praktyka śledzenia towarów, które firma przechowuje w magazynie. Pozycje w zapasach są uważane za aktywa, ponieważ mają wartość, ponieważ mogą być sprzedawane lub używane w procesach produkcyjnych, produkcyjnych i komunikacyjnych, które kierują codziennymi operacjami. Zarządzanie zapasami kodów kreskowych to system zarządzania aktywami, w którym pozycje magazynowe otrzymują kody kreskowe, które można zeskanować. Informacje, takie jak liczba, data odbioru i lokalizacja, są następnie wyświetlane na monitorze komputera. Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania zapasami kodów kreskowych jest stworzenie stanowiska odpowiedzialnego wyłącznie za zarządzanie tym systemem.
Tworząc stanowisko, np. kierownika zapasów, odpowiedzialnego za nadzorowanie zarządzania zapasami kodów kreskowych, kierownik biznesowy może scentralizować proces inwentaryzacji. Jest to pomocne przy tworzeniu bazy danych nadzorowanej przez jednego profesjonalistę, który może upewnić się, że wszystkie dane są aktualne i spójne. Kierownik magazynu może również poświęcić swój czas na zarządzanie zapasami, pozwalając innym pracownikom magazynu skoncentrować się na innych ważnych obowiązkach.
Kolejną ważną wskazówką dotyczącą zarządzania zapasami kodów kreskowych jest stworzenie spójnego systemu lub protokołu regulującego procedury inwentaryzacyjne. Na przykład kierownik ds. zapasów może zdecydować, że pewne informacje powinny być dostępne ze skanu kodu kreskowego, takie jak daty kontroli i komentarze dotyczące stanu urządzenia. Dla ułatwienia, dobrym pomysłem może być dla kierownika zaprojektowanie i przestrzeganie systemu notacji, który pozwala na jasne przekazywanie informacji i szybszy czas wprowadzania danych.
Wielu ekspertów uważa, że efektywne zarządzanie zapasami kodów kreskowych pozwala menedżerom zapasów uświadomić sobie problemy operacyjne, zanim się pojawią, potencjalnie obniżając koszty. Jeśli na przykład element zostanie zeskanowany i okaże się, że pracownik zarejestrował, że element nie działał prawidłowo, kierownik może natychmiast zaplanować naprawę lub przegląd. Może to być bardziej wydajne i opłacalne niż czekanie, aż element całkowicie przestanie działać, ponieważ na tym etapie element może wymagać wymiany, co drastycznie zwiększa koszt.
Systemy zarządzania zapasami kodów kreskowych muszą być od czasu do czasu aktualizowane, aby sprostać nowym wymaganiom. Dobrą wskazówką dla menedżerów zapasów jest staranne planowanie wdrożenia z wyprzedzeniem. Wprowadzenie nowego systemu bez wcześniejszego przeszkolenia wszystkich korzystających z niego pracowników może prowadzić do błędów i obniżenia produktywności. Pracownicy powinni mieć czas na poznanie nowych praktyk i opanowanie posługiwania się nową technologią.