Kierownik ds. zakupów negocjuje kontrakty na dostawy z zewnętrznymi dostawcami i zarządza codziennymi czynnościami osób zatrudnionych w dziale zakupów. Podobnie jak w przypadku większości ról nadzorczych, obowiązki kierownika ds. zakupów obejmują zatrudnianie, coaching i zwalnianie pracowników. Osoby zatrudnione na tych stanowiskach mają również za zadanie zarządzać budżetami działów i sporządzać raporty finansowe.
Firmy działające w różnych branżach muszą nabywać zarówno ilości dóbr trwałych, jak i nietrwałych. Niektóre z tych przedmiotów, takie jak surowce, są wykorzystywane do produkcji towarów, podczas gdy inne przedmioty, takie jak meble biurowe lub magazyny, są niezbędną częścią każdego miejsca pracy. Do obowiązków kierownika ds. zakupów należy kontaktowanie się z dostawcami i próba zakupu materiałów eksploatacyjnych po możliwie najniższej cenie. Zazwyczaj menedżerowie mają swobodę negocjowania umów krótko- i długoterminowych, aw wielu przypadkach ceny zależą od długości tych umów. W niektórych przypadkach firma może mieć jednego kierownika ds. zakupów, który zajmuje się potrzebami zakupowymi całej firmy, podczas gdy w innych przypadkach duże firmy zatrudniają kilka osób na tych stanowiskach; każdy menedżer zajmuje się nabyciem określonego rodzaju produktu.
Z biegiem czasu potrzeby firmy mogą się zmieniać, a wzrost lub spadek poziomu produkcji może oznaczać, że firma musi zwiększyć lub zmniejszyć zakupy zapasów. Obowiązki kierownika ds. zakupów obejmują regularne przeglądy kosztów operacyjnych i poziomów zapasów w celu ustalenia, czy firma ma wystarczające zapasy, aby zaspokoić swoje potrzeby. Jeśli w jednym dziale występuje nadmiar papieru, atramentu lub innego rodzaju podstawowych materiałów biurowych, kierownik może obniżyć ogólne koszty firmy, przenosząc te materiały do innego działu, w którym takich materiałów brakuje. Dodatkowo, jeśli jeden z kierowników działu znajdzie sposób na zmniejszenie kosztów poprzez eliminację marnotrawstwa, wówczas kierownik ds. zakupów może przekazać szczegóły tych środków redukcji kosztów innym przełożonym działu.
Do obowiązków kierownika zakupów, poza zarządzaniem zakupami i dostawami, należy również nadzór nad pracownikami. Pojedynczy menedżer może nadzorować zespół agentów zaopatrzenia, z których każdy ma za zadanie negocjować umowy z konkretnymi dostawcami. Kierownik musi upewnić się, że te osoby rozumieją politykę firmy i posiadają wymagane umiejętności interpersonalne, aby agresywnie negocjować w imieniu firmy. Pracownicy, którzy zamawiają za dużo lub za mało lub słabo wykonują swoją pracę, mogą potrzebować dodatkowego indywidualnego coachingu od kierownika. Jeśli pracownik nie chce lub nie jest w stanie poprawić swojej wydajności pracy, wówczas kierownik ds. zakupów jest odpowiedzialny za zdyscyplinowanie, zwolnienie i zastąpienie tego pracownika.