Różne rodzaje kosztów ogólnych projektu należą do wielu tych samych kategorii, co zwykłe koszty projektu. Mogą być stałe lub zmienne, operacyjne lub kapitałowe i mogą obejmować takie rzeczy, jak pensje pracowników, czynsz, materiały i sprzęt oraz wszelkie inne rodzaje wydatków typowe dla zarządzania projektami. To, co sprawia, że wydatki te należą do tej kategorii, to sposób, w jaki odnoszą się do określonych aspektów umowy bazowej.
Projekty są zarządzane jako samodzielne jednostki biznesowe z własnym budżetem, przydzielonym personelem i przydzielonymi zasobami. Aby określić rentowność projektu, kierownicy projektów mają za zadanie zidentyfikować wydatki, które są generowane specjalnie w celu ukończenia projektu. Wydatki te są powiązane z produktami projektu, które odnoszą się do konkretnej listy zadań do wykonania, aby projekt został ukończony i umowa była zrealizowana.
W idealnym świecie każdy wydatek wygenerowany przez projekt byłby powiązany z konkretnym rezultatem. Rzeczywistość często jednak przeszkadza, a niektóre wydatki związane z projektem mają tendencję do omijania różnych rezultatów lub dotyczą ich wszystkich naraz, bez możliwości przypisania większości kosztów do jednego rezultatu względem innych. Tego rodzaju wydatki parasolowe są znane jako koszty ogólne projektu.
Do tej kategorii może trafić każdy rodzaj wydatków projektowych, w tym na przykład pensje dla ogólnych kierowników projektów. Menedżerowie ci spędzają czas na organizowaniu projektu jako całości, a przydzielenie czasu między różnymi produktami może być niemożliwe. Innym powszechnym rodzajem kosztów jest administracja ogólna, która może obejmować personel zatrudniony do prowadzenia księgowości projektu, materiały używane w biurze, pomoc sekretariatu generalnego lub koszty prowadzenia głównego biura projektu. Koszty ogólne mogą obejmować szeroki zakres zwykłych wydatków, takich jak magazyn używany przez cały projekt lub koszty podróży kierowników projektów w celu uczestniczenia w spotkaniach.
Ważne jest, aby odróżnić koszty ogólne projektu od ogólnych kosztów ogólnych i administracyjnych dla całej firmy. Koszty ogólne projektu na ogół są specyficzne dla projektu. Firma ma własne koszty ogólne, które przydziela klientom i projektom jako procent kosztów pośrednich. Mimo że niektóre koszty są uważane za koszty ogólne projektu, w związku z tym nadal są bezpośrednimi kosztami projektu. Umowa projektowa miałaby przypisany dodatkowy procent kosztów pośrednich, które pochodzą z administracji całej firmy.