Księgi rachunkowe należą do najczęstszych — i najważniejszych — dokumentów w systemie księgowym firmy. Chociaż istnieje wiele różnych rodzajów ksiąg, najczęstsze to sprzedaż, zakupy, kasa i księgi główne. Każda z tych ksiąg rachunkowych zawiera określony rodzaj transakcji biznesowych, co ułatwia firmie znalezienie informacji w późniejszym czasie. Księgowi są odpowiedzialni za przygotowanie ksiąg rachunkowych firmy i odpowiednią ewidencję transakcji. Sprawozdania finansowe są ostatecznym wynikiem informacji zaczerpniętych z ksiąg rachunkowych firmy.
Księgi sprzedaży zawierają wszystkie transakcje związane ze sprzedażą zapasów lub usług klientom. Księgowi odnotowują datę transakcji, krótki opis oraz kwotę sprzedaży. Księga zazwyczaj zawiera dane za dany miesiąc, gdyż jest to najczęstsza procedura w systemach księgowych. Inne informacje — takie jak rabaty od sprzedaży, zwroty lub inne ulgi — mogą również znajdować się w tej księdze. W tej księdze rachunkowej w danym momencie powinny znajdować się tylko dane dotyczące sprzedaży firmy.
Zakupy mają swoją odrębną księgę w systemie księgowym. Te księgi rachunkowe zawierają tylko informacje o pieniądzach, które firma wydaje na nabycie przedmiotów potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej. Księgowi wymieniają informacje podobne do księgi księgowej sprzedaży, tj. datę transakcji, krótki opis i kwotę w dolarach dla zakupionych towarów. Może tu również istnieć księga podrzędna, zwana rozrachunkami z dostawcami. Ta księga podrzędna zawiera listę wszystkich dostawców, którym firma jest winna pieniądze za zakupione towary lub usługi.
Księgi kasowe zawierają wszystkie transakcje dotyczące czynności wykorzystujących gotówkę. Celem tej księgi jest pomoc firmie w uzgodnieniu rachunków bankowych na koniec miesiąca. W niektórych przypadkach ta księga może nie mieć dużej aktywności w ciągu miesiąca, biorąc pod uwagę wielkość i charakter firmy. Księgowi zwykle rejestrują transakcje gotówkowe, a następnie mogą przekazać księgę osobie, która uzgadnia konto bankowe. Podział obowiązków między księgowych obsługujących księgę kasową pomaga zapobiegać występowaniu nieprawidłowości — takich jak oszustwa lub defraudacje.
Księga główna to zbiór transakcji, które nie są objęte przeznaczeniem innych ksiąg rachunkowych. Księgowi często używają tej księgi jako ostateczności w przypadku transakcji biznesowych. Zapisanie tutaj zbyt wielu transakcji może spowodować utratę informacji lub danych, których przeszukanie zajmuje trochę czasu podczas wyszukiwania informacji. Księgowi często ustalają szczegółowe zasady korzystania z księgi głównej.