Najważniejsze kwalifikacje w zakresie obsługi klienta są zazwyczaj związane raczej z umiejętnościami komunikacyjnymi, osobowością i nastawieniem niż z jakimikolwiek konkretnymi umiejętnościami. Dzieje się tak dlatego, że najlepsi pracownicy obsługi klienta, choć znają się na firmie, dla której pracują, są mili, uprzejmi i szczerzy, chcąc pomóc klientowi. Większość firm nie będzie wymagać od pracowników, którzy pracują w obsłudze klienta, posiadania więcej niż dyplomu ukończenia szkoły średniej i pewnego doświadczenia w dziedzinie obsługi klienta, ale niektóre większe firmy wolą, aby pracownicy obsługi klienta posiadali tytuły Associate lub licencjata. Poza tym kwalifikacje w zakresie obsługi klienta są dość standardowe we wszystkich typach firm.
Umiejętności komunikacyjne są zdecydowanie jednymi z najważniejszych kwalifikacji w zakresie obsługi klienta, jakie może posiadać dana osoba. Obejmuje to możliwość wyraźnego mówienia przez telefon, aby klient mógł zrozumieć przedstawiciela. Ponadto, jeśli przedstawiciel będzie kontaktował się z klientami za pośrednictwem poczty e-mail, ważne jest, aby miał dobre umiejętności komunikacji pisemnej i potrafił używać prawidłowej pisowni i gramatyki w komunikacji. Ważne jest również, aby przedstawiciel obsługi klienta potrafił uważnie słuchać, rozumieć obawy klienta i odpowiadać na pytania wymagające konkretnej wiedzy o firmie, dla której pracuje.
Umiejętność zachowania spokoju w sytuacjach stresowych to kolejna z ważniejszych kwalifikacji do obsługi klienta. Wiele osób pracujących w branży obsługi klienta będzie radzić sobie z rozgniewanymi lub zdenerwowanymi klientami, więc będą musieli umieć rozwiązywać problemy, zachowując spokój i uprzejmość. Oczywiście nie oznacza to tolerowania nadużyć ze strony klientów, ale oznacza zapobieganie eskalacji interakcji do kłótni, która w środowisku biznesowym jest uważana za nieprofesjonalną. Większość działów obsługi klienta ma przełożonych lub kierowników, którzy będą gotowi do podjęcia trudnych połączeń.
Inne kwalifikacje do obsługi klienta to po prostu kilkuletnie doświadczenie w dziedzinie obsługi klienta. Na przykład, zwykle kwalifikuje się praca w obsłudze klienta w środowisku detalicznym. Firmy zazwyczaj nie chcą zatrudniać pracowników do większego call center lub obszaru obsługi klienta w środowisku korporacyjnym, jeśli nie mają pewnego doświadczenia. Pomaga to upewnić się, że przedstawiciel wie, jak komunikować się z klientami w uprzejmy i profesjonalny sposób, jak zachować pozytywne nastawienie do firmy, jak zapewnić satysfakcję klienta przed zakończeniem rozmowy i inne ważne aspekty zapewniania doskonałej obsługi klienta na codziennie.