Urzędnicy i administratorzy płac są odpowiedzialni za płacenie pracownikom firmy, potrącanie podatków od wynagrodzeń oraz przekazywanie środków z czeków na konta emerytalne i fundusze ubezpieczeniowe. Wiele firm nie wymaga od urzędników odbycia jakiegokolwiek formalnego szkolenia. Niemniej jednak wiele uczelni oferuje kursy w zakresie przetwarzania płac, a niektóre firmy wymagają, aby urzędnicy uzyskali te kwalifikacje płacowe lub posiadali dyplom ukończenia college’u. Inne rodzaje kwalifikacji płacowych preferowane przez pracodawców obejmują licencje księgowe i różne rodzaje poświadczeń kadrowych.
Generalnie pracodawcy wymagają od pracowników działu płac, aby ukończyli szkołę średnią. Wiele szkół wyższych oferuje krótkoterminowe kursy bez stopni naukowych w zakresie przetwarzania płac lub księgowości, a tego rodzaju kwalifikacje płacowe są często poszukiwane przez pracodawców. W niektórych przypadkach kursy księgowe mogą obejmować ogólnie praktyki księgowe, a nie księgowość płacową, ale koncepcje poznane podczas tych sesji można zastosować do pracy związanej z płacami, jak również do innych rodzajów prac administracyjnych.
Duże firmy zatrudniają dużą liczbę urzędników, a niektóre firmy wolą starszych urzędników, aby posiadali szeroką wiedzę z zakresu rachunkowości, ponieważ przetwarzanie płac może być dość skomplikowane, gdy zaangażowana jest większa liczba pracowników i znaczne sumy pieniędzy. W wielu krajach egzaminy z rachunkowości przeprowadzają organy regulacyjne lub stowarzyszenia księgowe, a wybrani kandydaci otrzymują licencje lub świadectwa ukończenia. Te poświadczenia księgowe należą do kwalifikacji płacowych, które są często wymieniane jako warunki wstępne na listach zatrudnienia. Oprócz formalnych kursów rachunkowości, niektóre uczelnie oferują zajęcia z rachunkowości, podczas których nauczane są podstawowe zasady rachunkowości. Osoby, które uczęszczają na te zajęcia, często są w stanie znaleźć pracę jako referent ds. płac.
W niektórych firmach personel działu zasobów ludzkich (HR) jest odpowiedzialny za negocjowanie wynagrodzeń pracowników i przetwarzanie listy płac. W związku z tym osoby, które chcą pracować w dziale płac, zwykle muszą mieć wcześniejsze doświadczenie HR. Niektóre uczelnie oferują zajęcia zawodowe z zarządzania zasobami ludzkimi, a zajęcia te czasami zawierają część dotyczącą przetwarzania płac. Ponadto niektórzy pracodawcy wolą zatrudniać urzędników, którzy ukończyli studia z przedmiotów związanych z rachunkowością, takich jak matematyka lub finanse, podczas gdy inne firmy poszukują kandydatów z tytułem licencjata w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.
Firmy informatyczne (IT) sprzedają określone rodzaje oprogramowania do obsługi płac dla firm każdej wielkości. Niektóre firmy IT wysyłają trenerów korporacyjnych, aby przeprowadzili szkolenie w miejscu pracy, podczas którego urzędnicy uczą się obsługi tego oprogramowania. Inne firmy tworzą moduły szkoleniowe online lub wysyłają materiały szkoleniowe z programami komputerowymi. Ponieważ wiele programów jest używanych w całej branży, niektórzy pracodawcy wymagają od kandydatów odbycia pewnego rodzaju szkolenia w zakresie oprogramowania, aw niektórych przypadkach kwalifikacje płacowe, których poszukują te firmy, mogą zawierać świadectwo ukończenia.