Kariera w transkrypcji kręci się wokół konwertowania nagranego dźwięku na maszynowo pisany dokument tekstowy. W związku z tym wykonywanych jest kilka rodzajów transkrypcji, w tym medyczna i prawna. Aby skutecznie wykonywać tę pracę, osoba musi mieć pięć głównych rodzajów sprzętu do transkrypcji. Niektóre z najpopularniejszych urządzeń obejmują komputer, słuchawki, pedał nożny, oprogramowanie do transkrypcji i oprogramowanie do edycji tekstu.
Być może najistotniejszym sprzętem do transkrypcji jest komputer z szybkim dostępem do Internetu. Aby dokonać transkrypcji plików audio, najpierw potrzebny jest komputer stacjonarny lub laptop. W wielu przypadkach transkrypcjarz odbiera pliki przez Internet od klienta i wysyła dokumenty tekstowe z powrotem do klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ponadto inne urządzenia do transkrypcji będą wymagały do działania komputera.
Kolejnym ważnym elementem wyposażenia są wysokiej jakości słuchawki. Kiedy transkrypcjoner wykonuje swoje obowiązki służbowe, musi wyraźnie usłyszeć dźwięk, zanim wpisze go w dokument tekstowy. Ponieważ niektóre fragmenty plików audio są trudne do zrozumienia, warto używać słuchawek, które zapewniają dźwięk wysokiej jakości i zagłuszają hałas otoczenia.
Pedał nożny to rodzaj sprzętu do transkrypcji, który służy do wstrzymywania pliku audio, przewijania go do tyłu lub do przodu. W większości przypadków jest podłączony do komputera przez port USB i umieszczony na podłodze pod komputerem. Gdy transkrypcjoner wypisze plik audio, użyje stóp, aby zatrzymać i rozpocząć nagrywanie w razie potrzeby. W związku z tym używanie pedału nożnego ułatwia sprawne poruszanie się po dźwięku bez kłopotliwego odrywania rąk od pisania.
Aby korzystać z audio, słuchawek i pedału nożnego, konieczne jest również posiadanie oprogramowania do transkrypcji. Zazwyczaj oprogramowanie do transkrypcji jest instalowane na komputerze i synchronizowane ze słuchawkami i pedałem nożnym. Po skonfigurowaniu różne pliki audio mogą być otwierane za pomocą oprogramowania i będą gotowe do transkrypcji. Ponieważ typy oprogramowania mogą się różnić, ważne jest, aby znaleźć oprogramowanie do transkrypcji, które jest w stanie synchronizować się z innym sprzętem.
Dodatkowym rodzajem sprzętu do transkrypcji jest oprogramowanie do edycji tekstu. Ponieważ pliki audio muszą zostać przekonwertowane na tekst, niezbędne jest również posiadanie programu do edycji tekstu. Aby zapewnić najwyższą jakość dokumentów tekstowych, warto mieć oprogramowanie, które wyłapuje również błędy ortograficzne i gramatyczne.