Różne typy zadań przepływu pracy są zorganizowane według etapu, na którym znajduje się projekt. Zadania przepływu pracy są zwykle zorganizowane zgodnie z tym, co należy zrobić w projekcie, w tym projektowaniem, potwierdzaniem danych, wdrażaniem, kontrolą jakości oraz testowaniem i zakończeniem. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga określić, na jakim etapie znajduje się projekt, jakie zadania należy wykonać, kto jest odpowiedzialny za określone zadania przepływu pracy i jak będzie przebiegał proces przekazywania.
Projektowanie i prezentacja to zwykle pierwszy zestaw zadań przepływu pracy. Kiedy projekt znajduje się na początkowym etapie, zbierane są informacje w celu określenia jego parametrów i pożądanego rezultatu. W tym miejscu omówiono specyfikacje i opcje. Przykładem może być sprzedaż linii telefonicznych głosowych i danych.
W tym scenariuszu kierownik ds. obsługi klienta lub przedstawiciel handlowy współpracowałby z klientem w celu ustalenia, jakiego rodzaju usługi może szukać. Przedstawiciel handlowy negocjowałby następnie określone rodzaje produktów, które pasują do potrzeb klienta i sporządzał arkusz danych z tymi specyfikacjami. Zamówienie staje się projektem, który jest przekazywany do zespołu obsługi i realizacji, który weryfikuje informacje i zajmuje się technicznymi aspektami wniosku.
Drugi etap zadań przepływu pracy jest czasami określany jako potwierdzenie lub specyfikacja danych. Zlecenia projektowe są badane pod kątem zgodności z wytycznymi firmy i spełnienia wymagań dotyczących realizacji. Na przykład, jeśli klient zażąda usługi, która nie jest dostępna w jego okolicy, projekt nie może przejść. W przypadku niektórych projektów dane kontaktowe klienta i dane rozliczeniowe mogą być weryfikowane w celu ułatwienia procesu wdrożenia, co może wiązać się ze współpracą dostawców zewnętrznych.
Wdrożenie wiąże się z pracą z różnymi działami i indywidualnymi kontaktami, które odpowiadają za różne szczegóły projektu. Na tym etapie zwykle przeprowadza się monitorowanie w celu upewnienia się, że terminy kamieni milowych zostały dotrzymane. W celu rozwiązania problemów, które mogą wstrzymywać projekt, konieczne mogą być eskalacje i rozwiązywanie problemów między różnymi zaangażowanymi osobami.
Innym rodzajem zadań przepływu pracy jest testowanie i kontrola jakości. Po ukończeniu szczegółów projektu często przeprowadza się testy, aby upewnić się, że wszystko działa. Na przykładzie głosowej linii telefonicznej po zainstalowaniu usługi klient i dostawcy testują linię, aby upewnić się, że działa zgodnie ze specyfikacją.
Etap realizacji projektu jest również uważany za zadanie przepływu pracy. W tym czasie mogą zostać napisane raporty, a także analiza tego, co poszło dobrze. Sugestie dotyczące ulepszeń mogą być również zgłaszane podczas ukończenia. Projekt jest zwykle oznaczany jako ukończony po pomyślnym przejściu testów.