Termin księgowość funduszy odnosi się do systemu prowadzenia dokumentacji finansowej, który koncentruje się na tym, jak organizacja wykorzystuje swoje finanse. Rachunkowość funduszy wskazuje, skąd pochodzą pieniądze i jak są wydawane, z naciskiem na odpowiedzialność, a nie na rentowność. Grupy non-profit i agencje rządowe często korzystają z tego typu systemu sprawozdawczości finansowej, znanego również jako rachunkowość non-profit lub rachunkowość rządowa.
Wiele systemów księgowych pokazuje rentowność, czyli ile pieniędzy zarabia firma. Rachunkowość funduszy kładzie nacisk na to, jak, a nie na ile. Ten rodzaj raportowania rzuca światło na odbiór i wydawanie pieniędzy w danym okresie. Fundusze wykorzystywane przez organizację non-profit lub agencję rządową często zawierają ograniczenia i zasady dotyczące sposobu wydawania pieniędzy. Zastosowanie rachunkowości funduszy zapewnia szczegółowy obraz przychodzących i wychodzących finansów organizacji.
Przejrzystość jest jedną z głównych zalet rachunkowości funduszy, ponieważ system ten ilustruje ważne szczegóły dotyczące wydatków organizacji. Agencje rządowe i służby specjalne często przekazują pieniądze organizacjom non-profit w formie dotacji lub innych darowizn. Fundusze te zazwyczaj mają określony cel i przepisy dotyczące sposobu wykorzystania pieniędzy. Nielegalne jest, aby organizacja nadużywała pieniędzy rządowych lub darowizn przeznaczonych na konkretną funkcję. Rachunkowość organizacji non-profit umożliwia identyfikację określonych funduszy i śledzenie sposobu ich wykorzystania.
Rachunkowość non-profit tworzy różne konta, które definiują cel dla określonej sumy pieniędzy. Ten system oddziela rekordy dla określonych funduszy, które można śledzić, aby zobaczyć, jak i gdzie wydawane są pieniądze. Ułatwia to pierwotnemu źródłu środków zbieranie informacji. Raporty wykorzystujące księgowość rządową mogą również ujawnić wszelkie nadużycia środków z dotacji lub innych darowizn. Jest to szczególnie ważne w przypadku niektórych agencji pomocy społecznej.
Podobnie jak w przypadku innych systemów raportowania, rachunkowość funduszy może ujawnić kondycję finansową firmy. Szczegóły dotyczące środków przychodzących i wychodzących zapewniają wgląd w zarządzanie i wyniki firmy. Organizacja uzyskuje dostęp do informacji fiskalnych, gdy rachunki są prowadzone oddzielnie, za pośrednictwem rachunkowości non-profit. Raporty finansowe to narzędzie komunikacji informujące świat zewnętrzny o tym, jak się sprawy mają i jak wykorzystywane są pieniądze.
Rachunkowość funduszy może również pomóc w budżetowaniu. Ten rodzaj sprawozdawczości finansowej oddziela i podsumowuje różne konta finansowe, oferując cenny wgląd w schematy wykorzystywania pieniędzy przez organizację. Pomaga to określić przyszłe potrzeby finansowe i dostarcza szczegółowych informacji o tym, jak te fundusze powinny być wydatkowane w agencji. Raporty generowane za pomocą rachunkowości funduszy pomagają również organizacji zobaczyć, gdzie powinna szukać pieniędzy na przyszłe przedsięwzięcia.