Koordynator operacyjny to osoba odpowiedzialna za organizację i synchronizację działań różnych menedżerów i działów w firmie. W przeciwieństwie do kierownika operacyjnego, który kieruje rzeczywistymi działaniami firmy, koordynator operacyjny dba o harmonijne funkcjonowanie harmonogramów, spotkań i celów każdego działu. Jego zadaniem jest wczesne wykrywanie konfliktów i rozwiązywanie ich ku zadowoleniu wszystkich zaangażowanych stron. W zależności od branży i uznania dyrektora personalnego, stanowisko to może być również określane innym tytułem, np. koordynator wydarzeń lub koordynator informacji.
Umiejętności komunikacyjne
Ta osoba musi być mistrzem komunikacji, aby była skuteczna i odnosiła sukcesy. Musi też być w stanie szybko przystosować się do zmian. Jeśli choć jeden dział zmieni swoje plany, cele lub zadania, może to znacząco wpłynąć na całokształt działalności firmy. Rola koordynatora wymaga od niego szybkiej oceny skutków zmieniających się okoliczności i opracowania strategii, które w minimalnym stopniu wpłyną na inne działy. Umiejętność szybkiego i samodzielnego przetwarzania pomysłów i wprowadzania zmian to nieoceniony atrybut koordynatora operacji.
Planowanie i harmonogramowanie
Proaktywne planowanie i harmonogramowanie projektów to kolejna ważna część pracy koordynatora operacji. Wymaga to interakcji z zewnętrznymi agencjami i organizacjami, a także upewnienia się, że kluczowy personel firmy jest dostępny w razie potrzeby. Niejednokrotnie praca wiąże się z równoczesnym organizowaniem wielu projektów, co wymaga wzorowego planowania i zarządzania czasem. Wymaga również spotkania się z zewnętrznymi wykonawcami, usługodawcami i dostawcami w celu ustalenia konkretnych szczegółów.
Obsługa Komputera
Posiadanie doskonałych umiejętności w zakresie oprogramowania komputerowego jest dużym atutem dla koordynatora operacji. Możliwość komunikacji elektronicznej wewnętrznie i zewnętrznie oszczędza czas, a planowanie harmonogramów jest uproszczone dzięki użyciu komputerowego arkusza kalkulacyjnego i oprogramowania kalendarza. Pomocna może być również wiedza z zakresu tworzenia prezentacji wizualnych za pomocą oprogramowania multimedialnego.
Wspieranie kierownika operacyjnego
Od koordynatora operacyjnego często oczekuje się, że oprócz innych obowiązków będzie pomagał kierownikowi operacyjnemu. Zwykle wymaga to regularnych przeglądów, a czasem korekty harmonogramu kierownika. Stanowisko to może również wymagać od niego zorganizowania podróży i hotelu dla kierownika operacyjnego oraz potwierdzenia planów podróży.
Kwalifikacje
Wymagania edukacyjne na stanowisko koordynatora operacyjnego różnią się znacznie w zależności od firmy. Czasami wymagany jest tytuł licencjata, ale wymóg ten może zostać uchylony, jeśli oczywiste jest porównywalne doświadczenie zawodowe. Odpowiednie doświadczenie zawodowe może obejmować stanowiska urzędnicze lub administracyjne, które udowodnią, że kandydat jest doskonałym komunikatorem i posiada biegłą umiejętność wielozadaniowości.