Rola asystenta administracyjnego i koordynatora wykonawczego jest podobna, choć jest też wiele różnic. Koordynator wykonawczy ściśle współpracuje z dyrektorem, aby pomóc w koordynowaniu różnych zadań. Asystenci administracyjni mogą pracować jednocześnie z wieloma różnymi osobami. Często zdarza się, że koordynator reprezentuje członka kadry kierowniczej firmy; dlatego niezbędne są umiejętności komunikacyjne.
Bogate wykształcenie jest z pewnością atutem w dziedzinie koordynacji wykonawczej. Jednak o wiele ważniejsze są pożądane cechy osobowości. Często koordynator wykonawczy może zostać poproszony o radzenie sobie z sytuacjami stresu, w tym zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników. Dlatego umiejętność analizowania i przejmowania kontroli nad każdym wyznaczonym zadaniem jest cennym atutem. Koordynatorzy mogą również zostać poproszeni o ułatwienie wydarzeń i funkcji — dwie rzeczy, które wymagają umiejętności nawiązywania kontaktów społecznościowych.
Niektórzy koordynatorzy wykonawczy mogą być również odpowiedzialni za zarządzanie innymi pracownikami. W takim przypadku należy wykorzystać wszelkie wyuczone umiejętności menedżerskie. Zasadniczo rola, jaką będzie musiał pełnić koordynator wykonawczy, zależy w dużej mierze od firmy lub organizacji, w której koordynator jest zatrudniony.
Jak wspomniano wcześniej, koordynator wykonawczy jest bardzo podobny do asystenta administracyjnego. Główna różnica między nimi polega na tym, że koordynator wykonawczy zwykle nie wykonuje zadań sekretarskich, takich jak pisanie, segregowanie i tworzenie baz danych. Zamiast tego koordynator może wysyłać listy biznesowe, tworzyć e-maile firmowe i działać jako pośrednik między dyrektorem a klientem.
Wiele lat temu koordynatorzy wykonawczy nie istnieli. Zamiast tego wiele zadań wykonywanych dziś przez koordynatorów zostało umieszczonych w szerszej kategorii sekretarza. Obecnie różne zadania wymagane od sekretarza zostały podzielone na różne tytuły zawodowe. Wszystkie obowiązki związane ściśle z poszczególnym dyrektorem są teraz wypełniane przez koordynatorów wykonawczych.
Z naukowego punktu widzenia koordynatorzy wykonawczy mają zwykle wykształcenie uniwersyteckie. Kandydat z wykształceniem biznesowym lub menedżerskim prawdopodobnie zdobędzie wyższą płatną pozycję koordynatora niż osoba, która nie ma żadnego wykształcenia. Jest to jednak jedno stanowisko, które daje osobom z doświadczeniem szansę na zdobycie najwyższego stanowiska.
Organizacje non-profit, kancelarie prawne, firmy logistyczne i wiele innych rodzajów firm zatrudniają koordynatorów wykonawczych. Te stanowiska można znaleźć, aplikując bezpośrednio do firmy lub przeszukując dostępne oferty pracy wymienione na stronach internetowych pośrednictwa pracy. Podczas gdy koordynatorzy wykonawczy noszą wiele kapeluszy, ten rodzaj pracy jest często satysfakcjonujący.