Urzędnik ds. ubezpieczeń jest odpowiedzialny za prowadzenie akt i rejestrów dotyczących ubezpieczeń na życie, zdrowia, domu, działalności gospodarczej, od pożaru i ubezpieczenia samochodowego. Dokumenty te zwykle zawierają informacje o warunkach polisy, aktywności na koncie i roszczeniach. Urzędnik jest również regularnie proszony o pomoc w ogólnych zadaniach związanych z obsługą biura.
Obowiązki urzędnika ubezpieczeniowego zwykle obejmują śledzenie dat odnowienia polisy i kontaktowanie się z klientami, którzy zalegają z płatnościami za ubezpieczenie. Na bieżąco przygotowuje paragony i pokwitowania płatności oraz ewidencjonuje płatności w ręcznym logu lub w komputerowej bazie danych. W przypadku wprowadzenia zmian w polityce lub zmiany warunków płatności, zazwyczaj jest ona zobowiązana do umieszczania notatek o tych działaniach w aktach klienta. Sporządzanie harmonogramów amortyzacji to zadanie regularnie przypisywane urzędnikowi również w tego typu działalności.
W niektórych firmach urzędnik jest regularnie zobowiązany do sporządzania danych statystycznych do raportów wymaganych przez agencje regulacyjne lub spółki macierzyste. Często odzwierciedlają one trendy w branży, analizy demograficzne lub zwyczaje zakupowe klientów. Raporty i podsumowania poszczególnych działań działu przekazywane do przeglądu wewnętrznego są często wymagane od urzędnika ubezpieczeniowego.
Praca urzędnika ubezpieczeniowego często zmienia się w zależności od potrzeb klientów i pracowników biura. Jeśli potrzeby klienta są minimalne, może zostać wezwana do zarchiwizowania zapisów lub usunięcia martwych plików. Inne obowiązki związane z obsługą administracyjną, jakie może jej przydzielić, obejmują odbieranie telefonów lub tworzenie korespondencji.
Jeśli aktywność klientów jest duża, urzędnik koncentruje się na zaspokajaniu ich potrzeb i odpowiadaniu na ich pytania. Regularnie podaje stawki, nalicza odszkodowania i często jest upoważniona do wypłaty drobnych roszczeń klientom. Inne funkcje obsługi klienta rutynowo obejmują kontaktowanie się z klientami w celu uzyskania informacji, których brakuje w ich aktach, roszczeniach i aplikacjach. Może również polecić źródła, które pomogą rozwiązać problemy spoza zakresu branży ubezpieczeniowej. Skierowania te mogą obejmować agencje, które oceniają lub rekomendują prawników ubezpieczeniowych, firmy zajmujące się naprawami samochodów lub inne firmy zorientowane na konsumenta.
Jeżeli klientka przedstawi sprawę, której kasjer nie jest w stanie samodzielnie rozwiązać, może skorzystać z pomocy swojego przełożonego lub likwidatora szkód. Problemy te często dotyczą podwyższonych stawek składek, odmów ubezpieczenia lub płatności należnych klientowi, które nie nadchodzą. Urzędnik może być zobowiązany do przeprowadzenia szeroko zakrojonych badań w celu rozwiązania niezgodności ku zadowoleniu klienta.
Praca nie wymaga specjalnego szkolenia ani formalnego wykształcenia. Zwykle wymagany jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny. Pożądane jest doświadczenie w branży ubezpieczeniowej. Zamiast doświadczenia w branży preferowane jest doświadczenie w pracy w środowisku biurowym, które wymagało umiejętności obsługi komputera i zdolności organizacyjnych.