Η ροή εργασίας αναφέρεται στη σειρά με την οποία εκτελείται η εργασία και εάν διαχειρίζεται με επιτυχία τη ροή εργασίας, μπορεί να αυξηθεί η κερδοφορία. Ο εξοικονομημένος χρόνος μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένο λειτουργικό κόστος και αυξημένα έσοδα. Οι αποτελεσματικές στρατηγικές που βοηθούν στη διαχείριση της ροής εργασίας περιλαμβάνουν τον λογικό προγραμματισμό, τη διαχείριση του χρόνου και τη λογοδοσία των εργαζομένων.
Επιλέξτε μόνο λογικά βήματα που πρέπει να πραγματοποιηθούν στο σύστημα ροής εργασίας. Ένα βήμα αναφέρεται ως δραστηριότητα στη γλώσσα διαχείρισης ροής εργασίας. Ένα άτομο ή ένα μηχάνημα ολοκληρώνει κάθε δραστηριότητα για τη διαχείριση της ροής εργασίας. Ο επόπτης ή ο διευθυντής πρέπει να επικοινωνεί με ακρίβεια τις δραστηριότητες της ροής εργασίας, έτσι ώστε όλοι να καταλαβαίνουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν και πώς αναμένεται να διαχειριστούν τη ροή εργασίας. Η σειρά εργασίας και οι δραστηριότητες θα πρέπει να γραφτούν ως απλό γράφημα για μεγαλύτερη σαφήνεια.
Η διαχείριση του χρόνου είναι μια σημαντική στρατηγική που βοηθά στη διαχείριση της ροής εργασίας. Για παράδειγμα, ο προγραμματισμένος χρόνος για τον έλεγχο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων επιτρέπει λιγότερες διακοπές στη ροή εργασίας από το να σταματάτε κάθε λίγα λεπτά για να κάνετε τόσο μικρές, αλλά συχνά χρονοβόρες εργασίες. Η οργανωτική στρατηγική είναι επίσης ένας καλός τρόπος για τη διαχείριση της ροής εργασίας ολοκληρώνοντας δραστηριότητες εντός του συστήματος ροής εργασίας χωρίς σπατάλη χρόνου στην αναζήτηση υλικών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των έργων. Επιπλέον, μόνο ένα έργο κάθε φορά πρέπει να καταλαμβάνει το χώρο του γραφείου. Άλλα έργα μπορούν να επισημανθούν και να αποθηκευτούν μακριά από το κεντρικό γραφείο – ίσως σε ένα καλάθι εισόδου/εξόδου με ημερομηνίες λήξης.
Η λογοδοσία, ως μέρος του συστήματος ροής εργασίας, βοηθά στη διαχείριση της ροής εργασίας καθώς καθιερώνει ένα πρότυπο εργασίας. Όσοι εκτελούν τις δραστηριότητες πρέπει να αναλάβουν την ευθύνη για το πώς διαχειρίζονται τη ροή εργασίας προκειμένου να ολοκληρώσουν όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για να κάνουν τη δουλειά τους. Ωστόσο, εάν ένας εργαζόμενος αναμένεται να διαχειριστεί τη ροή εργασίας σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο, θα πρέπει να συμμετέχει στον καθορισμό στόχων που σχετίζονται με την απόδοση της ροής εργασίας του / της. Ο επόπτης ή ο διευθυντής θα πρέπει επίσης να συμβάλει στην ανάπτυξη και την παρακολούθηση της προόδου του εργαζομένου.
SmartAsset.