Η κεφαλαιουχική δαπάνη περιλαμβάνει τη διαδικασία μιας εταιρείας που χρησιμοποιεί ταμειακά αποθέματα ή άλλα ρευστοποιημένα περιουσιακά στοιχεία για την αγορά εξοπλισμού που έχει γενική διάρκεια ζωής μεγαλύτερη από ένα έτος. Αυτό συχνά περιλαμβάνει κτίρια, γη, βαρέα μηχανήματα και οχήματα. Είναι μια μορφή επιχειρηματικής δαπάνης που διατηρείται καθαρή στα χρηματοοικονομικά βιβλία από τα καθημερινά έξοδα, όπως η μισθοδοσία και η επένδυση σε απόθεμα. Καθώς η αξία των κεφαλαιουχικών αγαθών επιδεινώνεται με την πάροδο του χρόνου, αυτή η απόσβεση απεικονίζεται επίσης στη χρηματοοικονομική λογιστική για να προσδιοριστεί με ακρίβεια η καθαρή αξία ενεργητικού μιας εταιρείας μέσω εγγραφών απόσβεσης κεφαλαίου.
Στη λογιστική επιχειρήσεων, όλες οι κεφαλαιουχικές δαπάνες καταγράφονται παραδοσιακά ως μια μορφή επένδυσης στην κατάσταση ταμειακών ροών αρχικά. Καθώς ο εξοπλισμός επιδεινώνεται με την πάροδο των ετών, η μειωμένη του αξία θεωρείται ότι αποτελεί έξοδο της επιχειρηματικής δραστηριότητας και αυτό καταγράφεται στην ετήσια ή τριμηνιαία κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων της εταιρείας υπό κεφαλαιακή απόσβεση. Αυτό το ποσοστό απόσβεσης κεφαλαίου υπολογίζεται με διάφορους τρόπους και μπορεί να διαφέρει πολύ από χώρα σε χώρα και κλάδο σε κλάδο. Η απόσβεση βασίζεται συχνά στο ποια είναι η εύλογη αγοραία αξία ενός περιουσιακού στοιχείου ανά πάσα στιγμή ως συστατικό της συνολικής καθαρής θέσης της επιχείρησης ή για τη χρησιμότητά του στην εξυπηρέτηση ενός παραγωγικού ρόλου στις υποθέσεις της επιχείρησης. Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες για έρευνα και ανάπτυξη συχνά εμπίπτουν σε μια ειδική περίπτωση απόσβεσης, καθώς τέτοια περιουσιακά στοιχεία συνήθως προσδίδουν μικρή αξία άμεσης εισοδήματος στην επιχείρηση.
Οι εγγραφές επιχειρηματικών υποχρεώσεων στη λογιστική συχνά περιλαμβάνουν κεφαλαιουχικές δαπάνες καθώς είναι πρώτα μια δαπάνη και όχι ένα περιουσιακό στοιχείο. Ωστόσο, δεν γίνονται όλες οι αγορές από πλευράς κεφαλαιουχικών δαπανών για άμεση απόκτηση νέου εξοπλισμού ή γης. Ορισμένες δαπάνες πραγματοποιούνται για τη βελτίωση της ποιότητας των ήδη υφιστάμενων κεφαλαιουχικών περιουσιακών στοιχείων, όπως μέσω της αναβάθμισής τους με συστήματα ρομποτικής ή άλλες βελτιωμένες τεχνολογίες ή η εκτέλεση εκτεταμένων συντηρήσεων και επισκευών για την παράταση της ωφέλιμης ζωής ενός κεφαλαίου.
Το κύριο κίνητρο γύρω από τις κεφαλαιουχικές δαπάνες είναι ότι θα αυξήσει το τελικό αποτέλεσμα μιας επιχείρησης ή το επίπεδο κέρδους της με την πάροδο του χρόνου. Αυτό μπορεί να συμβεί μέσω της αυξημένης παραγωγικότητας από το εργατικό δυναμικό, της ικανότητας κατάκτησης μεγαλύτερου μεριδίου αγοράς μέσω μεγαλύτερου όγκου πωλήσεων ή της υπεραπόδοσης των ανταγωνιστών με την παραγωγή ανώτερων προϊόντων. Οι αγορές κεφαλαίου έχουν το μειονέκτημα στα περισσότερα σύγχρονα λογιστικά πρότυπα ότι δεν μπορούν να αφαιρεθούν ως έξοδο για φορολογικούς σκοπούς το πρώτο έτος της αγοράς τους. Αυτή είναι η έννοια του όρου «κεφαλαιοποιημένα», όπου οι κεφαλαιουχικές δαπάνες θεωρούνται ως επενδυτικές δαπάνες το πρώτο έτος και ως έξοδο εισοδήματος σε όλα τα επόμενα έτη.