Η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής είναι η διαχείριση όλων των πόρων τεχνολογίας πληροφοριών για μια επιχείρηση ή οργανισμό. Οι πόροι πληροφορικής αναφέρονται τόσο στον εξοπλισμό υλικού όσο και στα προγράμματα λογισμικού που χρησιμοποιούν οι οργανισμοί για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας μπορούν να περιλαμβάνουν εξοπλισμό υπολογιστών, εξοπλισμό για κινητά, ψηφιακό εξοπλισμό και εφαρμογές λογισμικού. Ο σωστός υπολογισμός των περιουσιακών στοιχείων των επιχειρήσεων είναι ένα ουσιαστικό καθήκον για τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς, αλλά η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων μπορεί να είναι δύσκολη. Κατά την ανάπτυξη μιας διαδικασίας διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής, οι επιχειρήσεις πρέπει να λάβουν τα ακόλουθα βήματα: να πραγματοποιήσουν διεξοδική απογραφή, να πραγματοποιήσουν ανασκόπηση κεφαλαιακού σχεδιασμού, να χρησιμοποιήσουν λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων και να επανεξετάσουν την ίδια τη διαδικασία διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων ΤΠ.
Ένα από τα πρώτα βήματα στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής είναι να προσδιοριστεί ποια περιουσιακά στοιχεία διαθέτει η επιχείρηση ή ο οργανισμός. Ο καλύτερος τρόπος για να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα είναι να πραγματοποιήσετε μια λεπτομερή απογραφή όλων των σχετικών περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής. Οι επιχειρήσεις συνήθως παρακολουθούν τον ακόλουθο εξοπλισμό υλικού: διακομιστές, υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές, οθόνες, εκτυπωτές, συσκευές φαξ και σαρωτές. Όσον αφορά την απογραφή λογισμικού, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να καταγράφουν τις εφαρμογές λογισμικού που κατέχουν και τον αριθμό των αδειών που σχετίζονται με κάθε πρόγραμμα. Ο ευκολότερος τρόπος απογραφής αυτών των στοιχείων είναι να εκχωρήσετε σε κάθε στοιχείο έναν αριθμό και να καταγράψετε πού βρίσκεται.
Ο πρωταρχικός στόχος της διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων ΤΠ είναι να παρακολουθεί τους πόρους πληροφορικής του οργανισμού και να διασφαλίζει ότι ο προϋπολογισμός πληροφορικής του οργανισμού δαπανάται με σύνεση. Ένας καλός τρόπος για την επίτευξη αυτού του στόχου είναι η διενέργεια ανασκόπησης κεφαλαιακού σχεδιασμού. Αυτή η αναθεώρηση βοηθά έναν οργανισμό να προγραμματίσει αγορές μεγάλου εξοπλισμού για να αντικαταστήσει τον υπάρχοντα εξοπλισμό του καθώς καθίσταται παρωχημένος ή σπασμένος. Με αυτόν τον τρόπο, οι οργανισμοί μπορούν σιγά -σιγά να βρουν σταδιακά νέο εξοπλισμό και να κατανείμουν το κόστος σε αρκετά χρόνια αντί να τα απορροφούν όλα ταυτόχρονα.
Η διενέργεια της απογραφής και η επανεξέταση του κεφαλαιακού σχεδιασμού μπορούν να γίνουν ευκολότερα με το λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων. Αντί να διατηρούν το απόθεμα σε χαρτί ή σε υπολογιστικό φύλλο, οι οργανισμοί μπορούν να εισάγουν τις πληροφορίες των αποθεμάτων τους στο σύστημα. Το σύστημα μπορεί να παρακολουθεί περιουσιακά στοιχεία πληροφορικής από την απόκτηση έως τη διάθεση και ορισμένα συστήματα μπορούν να διαμορφωθούν ώστε να ανακαλύπτουν νέο υλικό ή λογισμικό που προστίθεται στο δίκτυο. Επιπλέον, το σύστημα μπορεί να παρακολουθεί αν ο οργανισμός υποεκμεταλλεύεται ή υπερβολικά χρησιμοποιεί τις άδειες λογισμικού του. Οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν το κόστος μη αγοράζοντας αχρησιμοποίητες άδειες και μπορούν επίσης να αποφύγουν τις κυρώσεις που συνεπάγονται παραβίαση των συμφωνιών άδειας χρήσης.
Μετά από κάθε κύκλο διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων ΤΠ, μπορεί να είναι πολύτιμη η αναθεώρηση της ίδιας της διαδικασίας διαχείρισης κύκλου. Οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν ότι η διαδικασία τους είναι αποτελεσματική και παρακολουθεί τα απαραίτητα επιχειρηματικά περιουσιακά στοιχεία. Μετά από μερικούς κύκλους, οι οργανισμοί μπορεί να παρατηρήσουν ότι δεν χρειάζεται να παρακολουθούν ορισμένα στοιχεία, αλλά πρέπει να παρακολουθούν άλλα. Αυτή η ανασκόπηση μπορεί επίσης να αποκαλύψει ότι ένας οργανισμός πρέπει να εκπαιδεύσει καλύτερα τους υπαλλήλους του σχετικά με τον χειρισμό εξοπλισμού.
SmartAsset.