Ένα απόθεμα περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής είναι μια δομημένη αξιολόγηση των φυσικών και εικονικών ειδών πληροφορικής που έχει στη διάθεσή της μια εταιρεία ή οντότητα. Οι ηγέτες επιχειρήσεων και άλλα μέρη χρησιμοποιούν διαδικασίες απογραφής περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής για την αξιολόγηση της ιδιοκτησίας IT, την παρακολούθηση στοιχείων και για διάφορους άλλους σκοπούς. Η διατήρηση των τρεχόντων δεδομένων αποθέματος IT μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση περιστατικών ή προβλημάτων σε ένα δεδομένο σύστημα πληροφορικής ή να βοηθήσει με μελλοντικές αγορές για συντήρηση ή επέκταση λειτουργιών. Γενικά, αυτού του είδους ο έλεγχος αποτελεί μέρος μιας «αρχιτεκτονικής προσανατολισμένης στις υπηρεσίες» για λογισμικό και υλικό, όπου η ύπαρξη ενός σχεδίου παρακολούθησης IT μπορεί πραγματικά να ωφελήσει μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό.
Οι εταιρείες που πραγματοποιούν απογραφές περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής μπορούν να προσδιορίσουν ορισμένα συστήματα πληροφορικής για ενδεχόμενο έλεγχο και έρευνα αποτελεσματικότητας. Αυτό περιλαμβάνει οποιουσδήποτε διακομιστές χειρίζονται πληροφορίες εντός μιας «αλυσίδας ανεφοδιασμού» που προσανατολίζεται σε υπηρεσίες. Οι διακομιστές μπορούν να διατηρούν με ασφάλεια πληροφορίες πελατών για επιχειρήσεις επιστροφής ή επικοινωνία. Μπορούν επίσης να υποστηρίξουν ένα τμήμα HR με συστήματα μισθοδοσίας και πολλά άλλα. Οι δομές διακομιστών είναι ζωτικής σημασίας για πολλές επιχειρήσεις και συχνά περιλαμβάνονται σε ένα απόθεμα περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής για αυτόν τον λόγο.
Ορισμένες ηγετικές ομάδες παρέχουν καθοδήγηση για μια απογραφή περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής που θα αναλάβουν άλλα στελέχη. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει συγκεκριμένες λεπτομέρειες και κριτήρια για την επισήμανση και την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής. Αυτά τα στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τη μάρκα και το μοντέλο όλων των υλικών υλικών πληροφορικής. Το απόθεμα περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής μπορεί επίσης να παρακολουθεί πού βρίσκονται αυτά τα περιουσιακά στοιχεία σε ένα κτίριο ή σε μεγαλύτερη ιδιοκτησία ή ομάδα ακινήτων.
Εκτός από τη θέσπιση κριτηρίων για την απογραφή περιουσιακών στοιχείων ΤΠ, ένα ολοκληρωμένο σχέδιο απογραφής περιουσιακών στοιχείων ΤΠ μπορεί να επιβάλλει μεθόδους διάδοσης. Μπορεί να προσδιορίζει εάν τα έγγραφα που σχετίζονται με το απόθεμα θα φυλάσσονται σε χαρτί, σε ψηφιακή μορφή ή και στα δύο. Ενδέχεται να προσδιορίζει τα μέρη που πρέπει να διαβαστούν για τη σωστή παράδοση των ευρημάτων και των αποτελεσμάτων.
Για να βοηθήσει στην υλοποίηση ενός αποθέματος περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής, η ηγεσία μπορεί να παρέχει ένα πλήρως κατασκευασμένο πρότυπο αποθέματος IT. Τα έγγραφα προτύπων βοηθούν να βεβαιωθείτε ότι τα τρέχοντα περιοδικά στιγμιότυπα αποθέματος IT ακολουθούνται όλα με συνέπεια. Οι λεπτομέρειες σε ένα πρότυπο αποθέματος περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής μπορεί να περιλαμβάνουν αναγνώριση της επιχείρησης και των θυγατρικών της, χρονικές σημάνσεις και άλλα χρονολογικά δεδομένα, καθώς και συγκεκριμένες μορφές για την επισήμανση όλων των συσκευών που θα επιθεωρήσουν και θα αναφέρουν οι διαχειριστές αποθέματος. Ενδέχεται επίσης να υπάρχουν διατάξεις για την αξιολόγηση των συνθηκών, όπου το φθαρμένο ή δυσλειτουργικό υλικό μπορεί να επισημανθεί για αντικατάσταση.