Οι διαδικασίες καταχώρισης διεθνών εμπορικών σημάτων ποικίλλουν, καθώς δεν υπάρχει επί του παρόντος ολοκληρωμένη βάση δεδομένων ή σύστημα για την υποβολή αίτησης για παγκόσμια προστασία εμπορικών σημάτων. Η καταχώριση εμπορικού σήματος πρέπει να ξεκινά σε μία χώρα, συνήθως τη χώρα καταγωγής της επιχείρησης, μετά την οποία μπορεί να ζητηθεί η έγκριση διεθνώς. Τα περιφερειακά συστήματα είναι διαθέσιμα για την απόκτηση διεθνούς καταχώρισης εμπορικών σημάτων ή οι αιτήσεις μπορούν να υποβληθούν σε μεμονωμένα έθνη για έγκριση.
Το πρώτο βήμα για την απόκτηση διεθνούς καταχώρισης εμπορικού σήματος είναι να εγγραφείτε σε μία χώρα στο κατάλληλο γραφείο καταχώρισης εμπορικών σημάτων. Ανάλογα με την τοποθεσία, αυτό μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά ή σε έντυπη μορφή. Μόλις ένα εμπορικό σήμα έχει καταχωριστεί σε μια χώρα, μια επιχείρηση μπορεί να υποβάλει αίτηση για καταχώριση διεθνούς εμπορικού σήματος.
Μια επιχείρηση που σχεδιάζει να προσφέρει εμπορικά τα προϊόντα της σε μικρό αριθμό χωρών μπορεί να εξετάσει το ενδεχόμενο να υποβάλει αίτηση για προστασία μέσω των εθνικών γραφείων. Αυτό μπορεί να μειώσει τα τέλη εγγραφής εάν χρησιμοποιείτε μόνο δύο ή τρεις χώρες, αν και αυτό δεν ισχύει απαραίτητα. Παρέχει επίσης στην επιχείρηση άμεση σύνδεση και γνώση των τοπικών διαδικασιών εμπορικών σημάτων, συμβάλλοντας στη διασφάλιση της κάλυψης των αναγκών ανανέωσης.
Για να καταχωρίσετε ένα εμπορικό σήμα τοπικά, πρέπει πρώτα να επαληθευτεί ότι το εν λόγω εμπορικό σήμα δεν υπήρχε προηγουμένως. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει συλλογική βάση δεδομένων διεθνών εμπορικών σημάτων, θα χρειαστεί να διεξαχθεί έρευνα σε διάφορες βάσεις δεδομένων και ίσως ακόμη και σε επίπεδο χώρας. Αυτή η έρευνα θα δείξει τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά τη λήψη διεθνούς έγκρισης.
Συστήματα που προσφέρουν διεθνή αναγνώριση εμπορικών σημάτων συχνά αναλύονται σε περιφερειακές περιοχές. Το σύστημα της Μαδρίτης κατοχυρώνει εμπορικά σήματα σε 85 χώρες. Το κοινοτικό εμπορικό σήμα είναι ένα σύστημα που καταχωρεί εμπορικά σήματα σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ). Το Aripo Trademark Registration και το Oapi Trademark Registration παρέχουν υπηρεσίες αναγνώρισης εμπορικών σημάτων για ξεχωριστές ομάδες αφρικανικών χωρών. Η υποβολή αίτησης για προστασία εμπορικού σήματος μέσω οποιουδήποτε από αυτά τα συστήματα δεν εγγυάται προστασία, καθώς η κάθε χώρα πρέπει να προσφέρει ξεχωριστή έγκριση.
Το σύστημα της Μαδρίτης είναι το κύριο σύστημα καταχώρισης διεθνών εμπορικών σημάτων. Προσφέρει συγκεκριμένα εθνικά δικαιώματα σε επιχειρήσεις που προστατεύονται και εγκρίνονται με εμπορικά σήματα, στέλνοντας αιτήσεις σε διάφορες χώρες για έγκριση. Η ύπαρξη ενός συστήματος συνεργασίας, όπως το σύστημα της Μαδρίτης, διευκολύνει επίσης τη διαχείριση του εμπορικού σήματος. Οι αλλαγές μπορούν να υποβληθούν απευθείας και στη συνέχεια θα φιλτράρονται σε όλα τα γραφεία εμπορικών σημάτων της αντίστοιχης χώρας.
Στην Ευρώπη, το σύστημα κοινοτικού εμπορικού σήματος (CTM) προσφέρει έναν τύπο διεθνούς καταχώρισης εμπορικών σημάτων. Σύμφωνα με αυτό το σύστημα, οι επιχειρήσεις από τα κράτη μέλη της ΕΕ μπορούν να υποβάλουν αίτηση για καταχώριση εμπορικού σήματος με μία μόνο αίτηση. Η προστασία των εμπορικών σημάτων επεκτείνεται στη συνέχεια σε ολόκληρη την ΕΕ. Αν και αυτό το σύστημα μπορεί να αποδειχθεί δύσκολο καθώς περισσότερα μέλη εντάσσονται στην ΕΕ, επί του παρόντος είναι ένα σύστημα που προσφέρει μια ενιαία επιλογή για διεθνή καταχώριση εμπορικών σημάτων.