Η φορτωτική είναι ένα έγγραφο που χρησιμεύει τόσο ως σύμβαση όσο και ως απόδειξη μεταξύ μιας εταιρείας μεταφοράς εμπορευμάτων και των πελατών της. Αυτό το έγγραφο περιγράφει τα είδη που αποστέλλει ο πελάτης, καθώς και τους όρους της συμφωνίας μεταξύ των δύο μερών. Πολλές φορές, οι εμπορευματικές εταιρείες μεταφέρουν πολλαπλά φορτία στο ίδιο πλοίο, αεροπλάνο ή φορτηγό. Για να παρακολουθεί αυτά τα διάφορα φορτία, η εταιρεία δημιουργεί μια κύρια φορτωτική, η οποία ενοποιεί τη φορτωτική για κάθε μεμονωμένο φορτίο σε ένα μόνο έγγραφο. Η κύρια φορτωτική περιέχει μια μεγάλη ποικιλία πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων στοιχείων επικοινωνίας για πελάτες, περιγραφών αντικειμένων και όρων συμφωνίας.
Κάθε κύρια φορτωτική διαθέτει ένα τμήμα όπου η εταιρεία μπορεί να αναφέρει τυχόν ειδικές οδηγίες που σχετίζονται με ένα φορτίο ή φορτία. Σε αυτήν την ενότητα, η εταιρεία περιλαμβάνει μια λίστα με όλους τους αριθμούς φορτωτικής που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο ταξίδι. Αυτό επιτρέπει στη ναυτιλιακή εταιρεία να παρακολουθεί εύκολα τα φορτία που μεταφέρει και βοηθά τα πληρώματα να προσδιορίζουν ποια φορτία απελευθερώνονται σε κάθε στάση. Όλες αυτές οι μικρότερες φορτωτικές, γνωστές και ως εσωτερικές ή υποκείμενες, είναι προσαρτημένες στο πίσω μέρος της κύριας φορτωτικής για εύκολη αναφορά.
Η κύρια φορτωτική περιλαμβάνει επίσης βασικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας που η εταιρεία εμπορευμάτων κατέλαβε τις αποστολές και την ημερομηνία που αναμένεται να παραδοθούν. Αυτό το έγγραφο περιγράφει επίσης όρους σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για τη ζημιά σε κάθε φορτίο. Ένα τμήμα μπορεί να δεσμευτεί για τους αποστολείς για να σημειώσουν τυχόν ζημιές που βλέπουν κατά τη φόρτωση των εμπορευμάτων. Πολλοί από αυτούς τους λογαριασμούς έχουν χώρο για να υπογράψει ένας εκπρόσωπος της εταιρείας εμπορευμάτων για τα φορτία, υποδεικνύοντας ότι παραλήφθηκαν σε καλή κατάσταση.
Ο κλάδος των εμπορευματικών μεταφορών βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε ενοποιητές, ή μεσίτες, οι οποίοι κάνουν ρυθμίσεις για λογαριασμό πελατών για τη μεταφορά εμπορευμάτων με εταιρείες μεταφοράς εμπορευμάτων. Η κύρια φορτωτική θα περιλαμβάνει στοιχεία επικοινωνίας τόσο για τον μεσίτη όσο και για τους υποκείμενους πελάτες, καθώς και στοιχεία επικοινωνίας για το άτομο που έχει οριστεί να παραλάβει τα εμπορεύματα.
Τέλος, η κύρια φορτωτική περιλαμβάνει λεπτομερή κατάλογο όλων των εμπορευμάτων που μεταφέρονται. Αυτή η λίστα περιλαμβάνει στοιχεία από όλα τα φορτία και ενδέχεται να μην είναι οργανωμένη ανά φορτίο. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία μεταφοράς εμπορευμάτων μεταφέρει πέντε παλέτες ηλεκτρονικών ειδών για τον πελάτη Α και πέντε παλέτες ηλεκτρονικών για τον πελάτη Β, η κύρια φορτωτική μπορεί απλώς να αναφέρει δέκα περιπτώσεις ηλεκτρονικών ειδών. Αυτό το έγγραφο αντικατοπτρίζει τις ποσότητες, τα μεγέθη, το βάρος και τις πληροφορίες συσκευασίας για κάθε αντικείμενο που μεταφέρεται.