Οι pro forma δηλώσεις αντιπροσωπεύουν εκτιμώμενα ή προβλεπόμενα οικονομικά μεγέθη για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες μιας εταιρείας. Οι τρεις πιο κοινές pro forma οικονομικές καταστάσεις είναι η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, ο ισολογισμός και η κατάσταση ταμειακών ροών. Οι δημόσιες εταιρείες συνήθως εκδίδουν pro forma δηλώσεις για να ενημερώσουν τους μετόχους και άλλους επιχειρηματικούς φορείς σχετικά με τις προσδοκίες της διοίκησης σχετικά με τα μελλοντικά επιχειρηματικά κέρδη. Αυτές οι δηλώσεις μπορούν επίσης να βοηθήσουν τους διευθυντές εσωτερικών επιχειρήσεων να προετοιμάσουν εκθέσεις και να λάβουν οικονομικές αποφάσεις σχετικά με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Το Pro forma είναι ένας λατινικός όρος που σημαίνει «για χάρη της μορφής». Οι pro forma δηλώσεις απαιτούν από τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, τους διευθυντές και τους διευθυντές να αφιερώνουν χρόνο στον προγραμματισμό και την εκτίμηση των πιθανών κερδών από τρέχουσες ή προγραμματισμένες επιχειρηματικές δραστηριότητες. Πολλοί επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων προετοιμάζουν αυτές τις δηλώσεις όταν γράφουν το επιχειρηματικό τους σχέδιο. Ένα επιχειρηματικό σχέδιο περιλαμβάνει αναμενόμενα κέρδη και άλλες προβλεπόμενες οικονομικές πληροφορίες για την εξασφάλιση εξωτερικής χρηματοδότησης από τράπεζες, δανειστές και επενδυτές. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να χρησιμοποιήσουν επαγγελματική βοήθεια, όπως συμβούλους διαχείρισης, συγγραφείς επιχειρηματικών σχεδίων ή δημόσιες λογιστικές εταιρείες, όταν προετοιμάζουν pro forma εκθέσεις και δηλώσεις.
Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων είναι ίσως η πιο σημαντική από όλες τις pro forma δηλώσεις. Αυτή η κατάσταση περιέχει προβλεπόμενα έσοδα από πωλήσεις, εκπτώσεις, επιστροφές και επιδόματα που σχετίζονται με διάφορα αγαθά ή υπηρεσίες που πωλούνται από την εταιρεία. Η επόμενη ενότητα της pro forma κατάστασης αποτελεσμάτων είναι το κόστος των πωληθέντων αγαθών. Το κόστος πωληθέντων αγαθών περιλαμβάνει μόνο το κόστος που σχετίζεται άμεσα με τα απογραφόμενα ή άλλα είδη που πωλούνται στους καταναλωτές. Το τρίτο και τελευταίο τμήμα της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων περιλαμβάνει τις διάφορες δαπάνες που σχετίζονται με τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Ένας pro forma ισολογισμός περιέχει τα προβλεπόμενα υπόλοιπα των περιουσιακών στοιχείων, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων ή των κερδών εις νέο που ανήκουν ή οφείλονται στην επιχείρηση. Τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις χωρίζονται συνήθως σε δύο ομάδες: κυκλοφορούν και μη κυκλοφορούν. Τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν μετρητά, αποθέματα, εισπρακτέους λογαριασμούς και άλλα στοιχεία που αναμένεται να χρησιμοποιηθούν σε λιγότερο από ένα έτος. Οι βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις εμφανίζουν όλους τους πληρωτέους λογαριασμούς και άλλες βραχυπρόθεσμες χρηματοοικονομικές υποχρεώσεις που οφείλονται σε ένα έτος. Τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις είναι ένα σημαντικό στοιχείο των προφορικών δηλώσεων, καθώς αναμένεται να αλλάζουν συχνά τους επόμενους μήνες.
Τα μη κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που κατέχει η εταιρεία και τα οποία δεν αναμένεται να χρησιμοποιηθούν εντός των επόμενων 12 μηνών. Οι μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις είναι όλες οι μακροπρόθεσμες χρεωστικές υποχρεώσεις, όπως στεγαστικά δάνεια ή χρηματοοικονομικά δάνεια, που δεν λήγουν τους επόμενους 12 μήνες. Τα ίδια κεφάλαια ή τα κέρδη εις νέον θα αντικατοπτρίζουν την αναμενόμενη οικονομική προστιθέμενη αξία από τις επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας.
Η pro forma κατάσταση ταμειακών ροών συνήθως απαριθμεί όλες τις αναμενόμενες μελλοντικές ταμειακές εισροές και εκροές από διάφορες επιχειρηματικές δραστηριότητες. Οι πράξεις που περιλαμβάνονται στην κατάσταση ταμειακών ροών περιλαμβάνουν λειτουργικές, χρηματοδοτικές και επενδυτικές. Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν τις εταιρείες να δημιουργήσουν προϋπολογισμούς και άλλους χρηματοοικονομικούς οδικούς χάρτες για τη διατήρηση μιας θετικής ταμειακής ροής καθ’ όλη τη διάρκεια του επιχειρηματικού έτους.