Μια pro forma οικονομική κατάσταση είναι αυτή που απλώς παρουσιάζει λογιστικές εκτιμήσεις που διαμορφώνονται σε τυπικές οικονομικές καταστάσεις. Η επιλογή της καλύτερης μορφής είναι απαραίτητη για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων που βασίζονται σε λογιστικές εκτιμήσεις και pro forma δηλώσεις. Μερικοί παράγοντες που βοηθούν μια εταιρεία να αποφασίσει για την καλύτερη μορφή pro forma περιλαμβάνουν τις διαθέσιμες λογιστικές πληροφορίες, τη χρήση για τις pro forma δηλώσεις και τα άτομα που απαιτούν συγκεκριμένα δεδομένα από λογιστικές εκτιμήσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια κυβερνητική ρυθμιστική αρχή μπορεί να έχει απαιτήσεις και περιορισμούς στις pro forma δηλώσεις που συντάσσουν οι εταιρείες. Αυτές οι απαιτήσεις ενδέχεται να επηρεάζουν μόνο περιορισμένο αριθμό εταιρειών, όπως αυτές που κατέχονται δημόσια.
Δεν είναι όλα τα λογιστικά συστήματα ίδια, όπως ακριβώς η επιχειρηματική δραστηριότητα ή οι διαδικασίες σε μια εταιρεία δεν πρόκειται να είναι ίδιες σε έναν συγκεκριμένο κλάδο. Επομένως, οι λογιστικές εισροές που έχει μια εταιρεία μπορούν να επηρεάσουν σε μεγάλο βαθμό τον τύπο της μορφής pro forma που χρησιμοποιεί το λογιστικό σύστημα για αυτές τις καταστάσεις. Το ζήτημα είναι ο όγκος των δεδομένων που απαιτούνται για την παρουσίαση της πιο ακριβούς δήλωσης pro forma στην εταιρεία. Για παράδειγμα, μια δήλωση pro forma μπορεί να είναι απαραίτητη μόνο για έξι ή οκτώ μήνες. Αυτές οι δηλώσεις απαιτούν σίγουρα λιγότερες εισροές από μια δήλωση για 12 ή 18 μήνες. Η ακρίβεια των βραχυπρόθεσμων δηλώσεων μπορεί επίσης να είναι λιγότερο σημαντική από εκείνες των μακροπρόθεσμων δηλώσεων.
Ένας άλλος σημαντικός παράγοντας για την επιλογή της μορφής pro forma των οικονομικών καταστάσεων είναι η χρήση των εγγράφων. Ένα τμήμα χρειάζεται σίγουρα λιγότερες πληροφορίες από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο ή άλλα στελέχη, που θέλουν περισσότερες πληροφορίες για όλα τα τμήματα και τις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Ο επικεφαλής ενός τμήματος μπορεί να χρειάζεται πληροφορίες μόνο για την παραγωγική δραστηριότητα εντός του τμήματός του. Και πάλι, αυτά τα δεδομένα μπορεί στην πραγματικότητα να έχουν περισσότερο διαχειριστικό χαρακτήρα παρά οικονομικά, τουλάχιστον όσον αφορά τη λογιστική και τα ισχύοντα συστήματα για τη μέτρηση της οικονομικής δραστηριότητας. Η χρήση αυτών των δηλώσεων είναι ίσως ο πιο εσωτερικός παράγοντας για τη μορφή pro forma.
Μαζί με τη χρήση των pro forma δηλώσεων, τα άτομα που λαμβάνουν αποφάσεις είναι επίσης σημαντικά για τη μορφή pro forma. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής κατώτερου τμήματος δεν χρειάζεται όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ένας ανώτερος διευθυντής ή στέλεχος. Ο διαχωρισμός των καθηκόντων μπορεί να συμβάλει στον περιορισμό του όγκου των πληροφοριών που χρειάζεται μια θέση ή μεμονωμένο άτομο όσον αφορά τη λογιστική. Οι περισσότερες εταιρείες δεν είναι διατεθειμένες να δώσουν οικονομικές εκτιμήσεις σε ιδιώτες χωρίς λόγο. Αυτό προστατεύει τόσο τη βιωσιμότητα όσο και την αλήθεια σε μια εταιρεία.