Οι διοικητικοί βοηθοί εργάζονται γενικά σε περιβάλλον γραφείου. Αυτά τα άτομα συνήθως απασχολούνται ως βοηθοί ενός ή περισσοτέρων ανώτερων διοικητικών στελεχών ή υπαλλήλων της εταιρείας. Η διοικητική βοηθητική εργασία μπορεί να βρεθεί σε μια σειρά βιομηχανιών, από ακίνητα έως ανάπτυξη ιστοσελίδων. Τα καθήκοντά τους συχνά περιλαμβάνουν έναν συνδυασμό γραφικών καθηκόντων, εξειδικευμένων καθηκόντων και προσωπικών καθηκόντων.
Οι δεξιότητες που απαιτούνται από έναν διοικητικό βοηθό μπορεί να ποικίλλουν σημαντικά. Αυτό συμβαίνει γιατί οι ανάγκες κάθε εργοδότη μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές. Αυτό ισχύει ακόμη και σε έναν κλάδο. Η διοικητική βοηθός σε μια τυπογραφική εταιρεία μπορεί να μην περιλαμβάνει όλες τις εργασίες ή δεξιότητες όπως η εργασία σε άλλη εταιρεία. Για το λόγο αυτό, η αποκάλυψη και η αξιολόγηση των ευθυνών είναι συχνά καθοριστικός παράγοντας κατά τη διαδικασία της συνέντευξης, ακόμη και όταν είναι σαφές ότι ένα άτομο έχει εμπειρία στον τομέα.
Σχεδόν όλες οι διοικητικές βοηθητικές εργασίες θα περιλαμβάνουν κάποιο είδος γραφείου. Είναι σπάνιο, αν όχι αδύνατο, να βρεθεί μια τέτοια θέση όπου οι δεξιότητες υπολογιστών δεν είναι απαραίτητες. Η απαιτούμενη έκταση αυτών των δεξιοτήτων υπολογιστών μπορεί να περιορίζεται σε βασικά υπολογιστικά φύλλα, επεξεργασία κειμένου και δυνατότητες Διαδικτύου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να απαιτείται από ένα άτομο να είναι πολύ προχωρημένο σε αυτούς τους τομείς και μπορεί να χρειαστεί να έχει εμπειρία με λιγότερο κοινά προγράμματα, όπως λογισμικό λογιστικής.
Το φάσμα των εξειδικευμένων γνώσεων που μπορεί να απαιτούνται αφορούν τόσο τη βιομηχανία όσο και την εταιρεία. Σε μια εταιρεία ανάπτυξης ιστοσελίδων, για παράδειγμα, η διοικητική βοηθός μπορεί να απαιτεί κάποια γνώση προγραμματισμού και σχεδιασμού ιστοσελίδων. Ωστόσο, μια εταιρεία ακινήτων μπορεί να απαιτήσει από ένα άτομο να έχει ικανότητες σε τομείς όπως το δίκαιο ακινήτων και η γεωγραφία.
Δεδομένου ότι πολλοί επαγγελματίες είναι συχνά απασχολημένοι, οι γραμμές μεταξύ διοικητικού βοηθού και προσωπικού βοηθού μπορεί να θολώσουν. Η διοικητική βοηθητική εργασία περιλαμβάνει συνήθως την εκτέλεση προσωπικών εργασιών για άλλους, όπως προγραμματισμό δραστηριοτήτων ή απόρριψη προσκλήσεων που δεν σχετίζονται άμεσα με την εργασία. Τέτοιες εργασίες μπορεί να περιλαμβάνουν επείγουσες εργασίες, όπως παραγγελία και λήψη γεύματος ή αποστολή και λήψη ιδιωτικών παραδόσεων.
Σε ορισμένες εταιρείες, υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα διοικητικών βοηθών. Μερικοί μπορεί να είναι καλύτερα καταρτισμένοι, καλύτερα αμειβόμενοι και να έχουν πιο σημαντικούς τίτλους από τους άλλους. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν ο απαιτούμενος φόρτος εργασίας μπορεί να αντέξει περισσότερα από ένα άτομα. Βρίσκεται επίσης σε εταιρείες που υποστηρίζουν τον διαχωρισμό ορισμένων καθηκόντων, όπως είναι οι εισπρακτέοι και οι πληρωτέοι λογαριασμοί. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η διοικητική βοηθητική εργασία μπορεί να οριστεί ρητά ή ένας ανώτερος διαχειριστής μπορεί να αναθέτει καθήκοντα κατά το δοκούν.