Ένα αίτημα παραγγελίας αγοράς είναι το πρώτο βήμα για την τοποθέτηση μιας παραγγελίας αγοράς. Το αίτημα μπορεί να δημιουργηθεί με μη αυτόματο έλεγχο αποθέματος ή από μια αυτοματοποιημένη αίτηση αγοράς που δημιουργήθηκε από ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης. Σε μεγάλες παραγωγικές εργασίες, το τμήμα αγορών μπορεί να μην βρίσκεται καν στο ίδιο κτίριο ή γεωγραφική τοποθεσία με την εγκατάσταση, επομένως απαιτείται επιστολή αιτήματος παραγγελίας αγοράς για να παραλάβετε εξαρτήματα κατά παραγγελία.
Για μικρές πράξεις ή “ένα άτομο δείχνει”, χρησιμοποιείται συχνά ένα οπτικό σύστημα απογραφής αντί για το πιο ακριβό μηχανογραφικό σύστημα απογραφής. Καθώς το απόθεμα ενός συγκεκριμένου προϊόντος μειώνεται, ο κάτοχος απλώς καλεί τον προμηθευτή και υποβάλλει αίτημα εντολής αγοράς. Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης, ο ιδιοκτήτης μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα kanban ή δύο κάδων, πράγμα που σημαίνει ότι το αίτημα εντολής αγοράς ενεργοποιείται όταν ο πρώτος κάδος αδειάσει και ο δεύτερος κάδος τραβηχτεί.
Αυτός ο τύπος συστήματος απογραφής βασίζεται σε έναν οπτικό έλεγχο του αποθέματος για να γνωρίζει πότε να παραγγείλετε επιπλέον προϊόν. Μόλις επιβεβαιωθεί το αίτημα παραγγελίας αγοράς από τον προμηθευτή, ο ιδιοκτήτης θα παρέχει συχνά μια πιστωτική κάρτα για την πληρωμή του προϊόντος. Εναλλακτικά, ο κάτοχος μπορεί να εκδώσει μια εντολή αγοράς, η οποία είναι μια έντυπη φόρμα που δηλώνει το προϊόν που αγοράζεται και τους όρους και τις προϋποθέσεις πληρωμής.
Οι μεγαλύτερες λειτουργίες συνήθως χρησιμοποιούν σύστημα διαχείρισης πληροφοριών ή σύστημα προγραμματισμού πόρων επιχείρησης (ERP) για να παρακολουθούν τη ζήτηση, το απόθεμα και τις παραγγελίες αγοράς. Αυτά τα συστήματα που βασίζονται σε υπολογιστή λειτουργούν έχοντας έναν κύριο προγραμματιστή που εισάγει τις προβλέψεις μάρκετινγκ. Στη συνέχεια, το σύστημα θα συγκρίνει το προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα κατασκευής προϊόντων με τα τρέχοντα τελικά προϊόντα, την εργασία σε διαδικασία και το ακατέργαστο απόθεμα.
Τα υπολογιστικά συστήματα έχουν έναν πίνακα ή ένα αρχείο που περιλαμβάνει τον χρόνο παράδοσης του προμηθευτή για κάθε συστατικό που χρησιμοποιείται στη διαδικασία κατασκευής. Κατά τη σύγκριση του συστήματος του χρονοδιαγράμματος δημιουργίας προϊόντων με το απόθεμα, λαμβάνεται υπόψη ο χρόνος παράδοσης του προμηθευτή και δημιουργείται ένα αίτημα εντολής αγοράς για τυχόν εξαρτήματα που πρέπει να παραγγελθούν. Οι περισσότερες εγκαταστάσεις παραγωγής λειτουργούν σε περιβάλλον «JIT», το οποίο σημαίνει ότι το σύστημα σχεδιάζει την άφιξη των εξαρτημάτων πριν από τη στιγμή που χρειάζονται για τη διαδικασία κατασκευής. Αυτή η διαδικασία μειώνει τον απαιτούμενο χώρο αποθήκης και μειώνει το κεφάλαιο που συνδέεται με το απόθεμα.
Το προκύπτον αίτημα εντολής αγοράς αποστέλλεται στη συνέχεια στους προμηθευτές εξαρτημάτων από το τμήμα προμηθειών. Καθώς οι προμηθευτές επιβεβαιώνουν την τιμολόγηση εξαρτημάτων, τις ελάχιστες ποσότητες παραγγελίας και τον χρόνο παράδοσης, η ομάδα προμηθειών θα εκδώσει μια σταθερή εντολή αγοράς. Η εντολή αγοράς είναι δεσμευτικό έγγραφο που εγγυάται ότι ο προμηθευτής θα πληρωθεί κατά την παράδοση.
SmartAsset.