Υπάρχουν πολλοί όροι που χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν συνεργατικά συστήματα, συμπεριλαμβανομένων των επαγγελματικών κοινοτήτων εκμάθησης, των ομάδων διαχείρισης παραγωγής, των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, ακόμη και των επιτροπών. Πολλαπλά συστήματα συνεργασίας ενδέχεται να σχηματιστούν και να διαλυθούν σε οποιαδήποτε επιχείρηση ή λειτουργία καθώς προκύπτουν νέες ανάγκες. Ορισμένα μπορεί να τεθούν σε εφαρμογή προσωρινά κατά τον προγραμματισμό μεγάλων έργων ή επίλυσης συγκεκριμένων προβλημάτων. Άλλα συνεργατικά συστήματα βρίσκονται σε εξέλιξη και προσανατολίζονται προς έναν κοινό, μακροπρόθεσμο στόχο.
Τα διαφορετικά ονόματα που χρησιμοποιούνται για την περιγραφή συστημάτων συνεργασίας μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση, καθώς δύο οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν το ίδιο ακριβώς όνομα για το σύστημά τους, αλλά λειτουργούν με εντελώς διαφορετικούς τρόπους. Μερικές φορές, τα συνεργατικά συστήματα που είναι ουσιαστικά πανομοιότυπα σε λειτουργία έχουν διαφορετικά ονόματα. Για παράδειγμα, μια ομάδα μπορεί να ονομάζεται ομάδα βαθμού σε ένα σχολείο και διεπιστημονική ομάδα σε άλλη. Το πραγματικό όνομα που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός για το συγκεκριμένο συνεργατικό του σύστημα δεν είναι τόσο σημαντικό όσο η δουλειά που εκτελεί μια ομάδα ή σύστημα.
Τα συνεργατικά συστήματα μπορούν να θεωρηθούν ως ομάδες ή ομάδες ατόμων που εργάζονται μαζί για να ολοκληρώσουν μια συγκεκριμένη εργασία. Η λέξη «συνεργατικός» μπορεί να χωριστεί στο πρόθεμα co- και στη ρίζα της εργασίας. Το πρόθεμα σημαίνει από κοινού, από κοινού ή εξίσου, και εργασία σημαίνει εργασία. Συνεργατικό σύστημα, λοιπόν, είναι κάθε ρύθμιση στην οποία οι άνθρωποι ενώνονται σε κάποια μορφή κοινής δραστηριότητας ή εργασίας. Αυτά τα συστήματα μερικές φορές βασίζονται σε τεχνολογία, χρησιμοποιώντας ένα δίκτυο επικοινωνίας της εταιρείας σε αντίθεση με τις φυσικές συναντήσεις σε πραγματικό χρόνο για τη συμμετοχή εργαζομένων και τη συμμετοχή σε συζητήσεις.
Δύο συνάδελφοι που συζητούν και μοιράζονται ιδέες για τον τρόπο επίλυσης ενός προβλήματος στην εργασία μπορεί να συμμετέχουν σε ένα άτυπο σύστημα συνεργασίας. Πιο περίτεχνα παραδείγματα αυτών των συστημάτων αφορούν συγκεκριμένες ομάδες ή στελέχη εργαζομένων που συναντώνται σε τακτικά προγραμματισμένες ώρες. Αυτά τα εξαιρετικά δομημένα συνεργατικά συστήματα τηρούν γενικά μια αυστηρή ατζέντα και οι ηγέτες ακολουθούν ένα πρότυπο προσανατολισμένο στην εργασία. Είτε είναι απλό είτε πολύπλοκο, ένα κοινό νήμα μεταξύ όλων των συνεργατικών συστημάτων είναι η έντονη ανάγκη για σαφή επικοινωνία και αποτελεσματική ηγεσία.
Στην εκπαίδευση, τα συνεργατικά συστήματα συχνά περιλαμβάνουν ομάδες εκπαιδευτικών που διδάσκουν τους ίδιους μαθητές ή θέματα. Αυτά τα άτομα μπορεί να συναντηθούν για να σχεδιάσουν μαζί τη διδασκαλία και αργότερα να αξιολογήσουν την εργασία των μαθητών για να καθορίσουν την επιτυχία της διδασκαλίας. Στις επιχειρήσεις, μια συνεργατική στρατηγική μάρκετινγκ μπορεί να παρουσιάσει ένα παρόμοιο σενάριο. Πολλά τμήματα ή υπάλληλοι μπορούν να θέσουν τη στρατηγική στη θέση τους και στη συνέχεια να συγκεντρωθούν μετά την εφαρμογή για να κρίνουν την αποτελεσματικότητα της στρατηγικής. Σε όλες τις περιπτώσεις, τα συνεργατικά συστήματα βασίζονται στην παραδοχή ότι η εστίαση πολλών μυαλών σε μια συγκεκριμένη εργασία είναι ανώτερη από τα άτομα που το κάνουν μόνοι τους.
SmartAsset.