Ως μέρος μιας οικονομικής διαδικασίας στο τέλος του έτους, οι εταιρείες με φυσικά περιουσιακά στοιχεία απαιτείται συνήθως να ολοκληρώσουν μια απογραφή περιουσιακών στοιχείων. Ο σκοπός μιας απογραφής περιουσιακών στοιχείων είναι η φυσική καταμέτρηση και τεκμηρίωση της θέσης όλων των περιουσιακών στοιχείων που αναφέρονται στην οικονομική κατάσταση. Αυτή η διαδικασία θεωρείται μέρος της προετοιμασίας που απαιτείται κάθε τέλος έτους και συνήθως προγραμματίζεται τρεις έως τέσσερις εβδομάδες πριν από το πραγματικό τέλος του έτους.
Υπάρχουν τέσσερα στοιχεία που πρέπει συνήθως να εμφανίζονται σε ένα απόθεμα περιουσιακών στοιχείων: έλεγχος της λίστας περιουσιακών στοιχείων από τα οικονομικά αρχεία, φυσική επιθεώρηση κάθε περιουσιακού στοιχείου, προσδιορισμός εάν η αποτίμηση πρέπει να αλλάξει και προσθήκη νέων περιουσιακών στοιχείων. Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι απλή ή πολύπλοκη, ανάλογα με τον αριθμό των περιουσιακών στοιχείων και τη σχετική θέση τους. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτό το απόθεμα μπορεί να συμπληρωθεί από εσωτερικό προσωπικό ή από τρίτο μέρος. Το πιο σημαντικό μέρος αυτής της απογραφής είναι να διασφαλιστεί ότι κάθε είδος ελέγχεται φυσικά.
Ένα πρώτο βήμα σε μια απογραφή περιουσιακών στοιχείων είναι η επανεξέταση της λίστας των περιουσιακών στοιχείων που συμπεριλήφθηκαν στις οικονομικές καταστάσεις του προηγούμενου έτους. Όλα τα αντικείμενα που απορρίφθηκαν ή αποσυναρμολογήθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους θα πρέπει να αφαιρεθούν από τη λίστα. Ένα αντίγραφο της εντολής και της αποτίμησης του αντικειμένου σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να προστεθεί στο αρχείο.
Το επόμενο βήμα είναι να οργανώσετε τα περιουσιακά στοιχεία κατά φυσική τοποθεσία για την προετοιμασία μιας επιθεώρησης. Για να προετοιμαστεί, θα πρέπει να οργανωθεί μια λίστα απογραφής. Σε κάθε είδος θα πρέπει να εκδίδεται ένας μοναδικός αριθμός και μια μέθοδος ένδειξης ότι το είδος έχει συμπεριληφθεί στο απόθεμα. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν αυτοκόλλητα, ενώ άλλες χρησιμοποιούν σύστημα σάρωσης γραμμωτού κώδικα για να ενημερώσουν τα αρχεία.
Υπάρχουν δύο στοιχεία που συνήθως πρέπει να ελέγχονται κατά την απογραφή περιουσιακών στοιχείων: η ύπαρξη του είδους στην τοποθεσία που υποδεικνύεται και η κατάσταση του αντικειμένου. Για παράδειγμα, εάν το είδος είναι σπασμένο ή σε άθλια κατάσταση, θα πρέπει να αναφέρεται στη λίστα αποθέματος. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένη αποτίμηση του αντικειμένου.
Τυχόν νέα περιουσιακά στοιχεία που αγοράστηκαν ή αποκτήθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους πρέπει να προστεθούν στη λίστα απογραφής περιουσιακών στοιχείων. Οι λεπτομέρειες που πρέπει να συμπεριληφθούν είναι η ταξινόμηση, η περιγραφή, η τοποθεσία και η αποτίμηση των περιουσιακών στοιχείων. Οποιαδήποτε είδη αγοράζονται αλλά δεν βρίσκονται ακόμη στις εγκαταστάσεις μπορούν να εξαιρεθούν από τη λίστα περιουσιακών στοιχείων, εφόσον η αξία τους δεν περιλαμβάνεται στην αποτίμηση του ενεργητικού στις οικονομικές καταστάσεις.