Η τεχνολογία είναι εξαιρετικά επωφελής για τις εταιρείες που πρέπει να χρησιμοποιούν και να ακολουθούν τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP) στις επιχειρήσεις. Το λογισμικό GAAP αντιπροσωπεύει συγκεκριμένους τύπους τεχνολογίας που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια εταιρεία για την ηλεκτρονική καταγραφή οικονομικών πληροφοριών. Η επιλογή του καλύτερου λογισμικού GAAP μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία όπως το κόστος, η χρήση και η διαθεσιμότητα για αναβαθμίσεις στο μέλλον. Η χρήση της τεχνολογίας στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον επιτρέπει τόσο στις μικρές όσο και στις μεγάλες εταιρείες να χρησιμοποιούν λογιστικό λογισμικό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια δημόσια λογιστική εταιρεία μπορεί να είναι χρήσιμη για να αποφασίσει ποιο λογισμικό είναι καλύτερο για την εταιρεία.
Αν και το κόστος τεχνολογίας μπορεί να συνεχίσει να μειώνεται για συγκεκριμένο λογισμικό ή υλικό καθώς βελτιώνεται η τεχνολογία, το λογισμικό GAAP μπορεί μερικές φορές να είναι απαγορευτικό. Για παράδειγμα, οι μικρές εταιρείες συνήθως δεν διαθέτουν τους απαραίτητους πόρους για την πλήρη εφαρμογή ενός πακέτου λογισμικού λογιστικής. Όταν το κόστος γίνεται πρόβλημα, μια εταιρεία μπορεί να αποφασίσει να επιλέξει λογισμικό GAAP που ξεκινάει από μικρό και στη συνέχεια να προσθέσει άλλα κομμάτια στο αρχικό πακέτο. Για παράδειγμα, μια μικρή επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει με μία ή δύο ενότητες λογισμικού λογιστικής με χαμηλό κόστος και στη συνέχεια να αγοράσει περισσότερα καθώς η εταιρεία μεγαλώνει. Οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν την τεχνολογία λογισμικού με παρόμοιο τρόπο, ξεκινώντας από μικρά και παίρνοντας περισσότερα κομμάτια ανάλογα με τις ανάγκες.
Η χρήση του λογισμικού GAAP μπορεί επίσης να επηρεάσει την επιλογή τεχνολογίας στις επιχειρηματικές δραστηριότητες μιας εταιρείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να προτείνεται λογισμικό GAAP από δημόσιες λογιστικές εταιρείες ή από το Συμβούλιο Οικονομικών Λογιστικών Προτύπων (FASB), τον οργανισμό που είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία GAAP. Αυτές οι συστάσεις είναι πιο σημαντικές για εταιρείες που εργάζονται σε τεχνικές βιομηχανίες που διαθέτουν συγκεκριμένες λογιστικές διαδικασίες για επιχειρηματικές πληροφορίες. Μια εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσει το ίδιο λογιστικό λογισμικό με τη δημόσια λογιστική της εταιρεία, για παράδειγμα, επομένως η μεταφορά πληροφοριών είναι ευκολότερη από τη χρήση διαφορετικού συστήματος λογισμικού. Η χρήση ενός συστήματος λογισμικού επωνυμίας μπορεί να είναι η καλύτερη εάν η εταιρεία που παρέχει την τεχνολογία έχει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην αγορά.
Τα GAAP σπάνια παραμένουν ίδια μακροπρόθεσμα. Η FASB προβαίνει συνεχώς σε προσαρμογές για τη βελτίωση της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης των εταιρειών. Επομένως, το λογισμικό GAAP που χρησιμοποιεί μια εταιρεία πρέπει επίσης να μπορεί να παραμείνει αναβαθμισμένο για αλλαγές στις λογιστικές αρχές. Η εταιρεία τεχνολογίας πίσω από το λογισμικό πρέπει να έχει τη δυνατότητα να αναβαθμίσει το λογισμικό για νέες λογιστικές αρχές χωρίς να τερματίσει τη λειτουργία ολόκληρου του συστήματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η ενημέρωση κάθε ενότητας σε διαφορετικές χρονικές στιγμές μπορεί να είναι στην πραγματικότητα η καλύτερη επιλογή εδώ. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή δαπανηρών αναβαθμίσεων που μπορεί να δημιουργήσουν δύσκολες καταστάσεις επιχειρησιακής συνέχειας με το λογιστικό λογισμικό.