Ένα βιβλίο αποδείξεων μπορεί να αναφέρεται σε δύο διαφορετικά πράγματα. Το πρώτο είναι ένα βιβλίο στο οποίο ένας έμπορος λιανικής θα γράφει αποδείξεις για αγορές που κάνουν οι πελάτες. είναι κοινά σε μικρότερα καταστήματα, συχνά βρίσκονται σε καταστήματα με αντίκες ή καταστήματα αποστολής, για παράδειγμα. Στη συνέχεια, η απόδειξη κόβεται και δίνεται στον πελάτη ως αρχείο αγοράς. Ο δεύτερος τύπος βιβλίου αποδείξεων είναι ένας τύπος φακέλου αρχείων που χρησιμοποιείται για την οργάνωση και αποθήκευση αποδείξεων που συλλέγονται καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους για φορολογικούς σκοπούς. Αν και ο πρώτος ορισμός είναι πιο κοινός, και οι δύο μπορούν να χρησιμοποιηθούν ανάλογα με την κατάσταση.
Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ένα χειρόγραφο βιβλίο αποδείξεων εάν οι τιμές των ειδών αλλάζουν συνεχώς ή δεν έχουν τα χρήματα για να δημιουργήσουν ένα σύστημα υπολογιστή με έντυπες αποδείξεις. Όταν επιλέγουν ένα βιβλίο αποδείξεων όπως αυτό, πολλοί άνθρωποι διαπιστώνουν ότι προτιμούν να επιλέξουν ένα βιβλίο που παρέχει αντίγραφα ανθρακικού κάθε απόδειξης. Αυτό βοηθά στη μείωση της συχνότητας των λαθών, καθώς οι εργαζόμενοι θα χρειαστεί να γράψουν την τιμή και τον φόρο μόνο μία φορά, παρά σε δύο διαφορετικές τοποθεσίες, γεγονός που αυξάνει την πιθανότητα να γίνει σφάλμα μεταφοράς. Τα βιβλία απόδειξης αντιγράφων Carbon τείνουν να κοστίζουν λίγο περισσότερο από ένα τυπικό βιβλίο, αλλά μπορεί να αξίζουν την επιπλέον τιμή.
Ένα άλλο ζήτημα είναι εάν θα λάβετε ή όχι ένα εξατομικευμένο βιβλίο αποδείξεων. Αυτά γενικά περιλαμβάνουν απλώς το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου της επιχείρησης που είναι προεκτυπωμένα στο επάνω μέρος της σελίδας, καθώς και έναν αριθμό τιμολογίου, εάν ισχύει, όπως θα συνέβαινε με μια τραπεζική επιταγή. Αν και αυτά θα επιφέρουν επιπλέον κόστος, συχνά φαίνονται πολύ πιο επαγγελματικά από μια κενή απόδειξη χωρίς το όνομα της επιχείρησης. Βοηθά επίσης να αυξηθεί η πιθανότητα ένας πελάτης να καλέσει με ερωτήσεις ή να επισκεφθεί ξανά το κατάστημα εάν χρειαστεί να αγοράσει κάτι άλλο, καθώς έχει την απόδειξη για αναφορά.
Ο άλλος τύπος βιβλίου αποδείξεων, ένας φάκελος αρχείων αποθήκευσης και ένα σημειωματάριο για την τήρηση αποδείξεων, μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο κατά τη φορολογία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους αυτοαπασχολούμενους που πρέπει να δικαιολογήσουν τις δαπάνες ή για τα άτομα που αναφέρουν αναλυτικά τις κρατήσεις. Είναι καλύτερο να επιλέξετε ένα βιβλίο αποδείξεων με πολλούς διαφορετικούς φακέλους για να αποθηκεύσετε αποδείξεις διαφορετικών τύπων, όπως έξοδα οχήματος ή αγορά γραφείου. Ένα βιβλίο που επιτρέπει σύντομες επεξηγηματικές σημειώσεις μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για άτομα που μπορεί να ξεχάσουν για ποιο σκοπό ήταν μια αγορά ή που πραγματοποιούν πολλές εκπτώσιμες αγορές κατά τη διάρκεια του έτους.